Databeskyttelseserklæring fra Implenia Group

Implenia-konsernet betyr Implenia AG, Thurgauerstrasse 101 A, 8152 Glattpark (Opfikon), Sveits og deres datterselskaper og konsernselskaper. En liste over disse datterselskapene og konsernselskapene kan du finne her implenia.com/no-no/steder/.

«Personopplysninger» betyr opplysninger knyttet til identifiserte eller identifiserbare enkeltpersoner, noe som betyr at de aktuelle opplysningene i kombinasjon med ytterligere opplysninger gjør det mulig å trekke konklusjoner om disse personenes identitet. «Sensitive personopplysninger» er en undergruppe av personopplysninger som er spesielt beskyttet etter gjeldende personvernlov. Disse inkluderer for eksempel data som avslører rase eller etnisk opprinnelse, helseopplysninger, religiøs tro eller livssyn, biometriske data for identifikasjonsformål, og informasjon om fagforeningsmedlemskap. I avsnitt 3 vil du finne informasjon om de opplysningene vi behandler i henhold til denne Personvernerklæringen. «Behandling» betyr enhver operasjon som utføres på personopplysninger, som innhenting, lagring, bruk, endring, offentliggjøring og sletting.

For hver behandlingsaktivitet finnes det en eller flere parter som er ansvarlig for å sikre at behandlingen skjer i samsvar med personvernlovgivningen. Denne parten kalles den behandlingsansvarlige. Denne er for eksempel ansvarlig for å svare på forespørsler om innsyn (avsnitt 11) eller for å sikre at personopplysningene blir behandlet sikkert og ikke brukes på en ulovlig måte.

Ytterligere parter vil kunne være felles behandlingsansvarlige forden behandlingen som beskrives i denne Personvernerklæringen, hvis de er delaktige i å fastsette formålet eller metodene for behandlingen. Alle konsernselskaper vil kunne opptre som felles behandlingsansvarlige. Hvis du ønsker å motta informasjon om de behandlingsansvarlige for en bestemt behandlingsaktivitet, er du velkommen til å spørre oss som del av din innsynsrettighet (avsnitt 11). Implenia fortsetter å være din primærkontakt, selv om det finnes andre felles behandlingsansvarlige.

I avsnitt 3, avsnitt 7 og avsnitt 13 vil du finne mer informasjon om tredjeparter som vi samarbeider med, og hvem som er behandlingsansvarlige for deres behandling. Hvis du har noen spørsmål til disse tredjepartene eller hvis du ønsker å utøve dine rettigheter, vennligst kontakt dem direkte.

Tekniske data inkluderer IP-adresse og informasjon om operativsystemet til din terminalenhet, dato, region og tidspunkt for bruk og type nettleser du bruker for å gå inn på våre elektroniske tilbud. Dette kan hjelpe oss med å levere en velegnet utforming av nettsiden eller, for eksempel, til å vise en underside for regionen din. Vi vet hvilke leverandører du får tilgang til våre tilbud gjennom (og derfor også regionen) på grunn av IP-adressen, men vanligvis sier ikke dette oss noe om hvor du befinner deg. Men dette endrer seg når du oppretter en brukerkonto, fordi personopplysninger da kan kobles sammen med tekniske data (for eksempel kan vi vite hvilken nettleser du bruker for å gå inn på en konto gjennom nettsiden vår). Eksempler på tekniske data inkluderer protokoller («loggers») som er opprettet i våre systemer (for eksempel loggen over brukerinnlogginger til nettsiden vår).

Registreringsdata inkluderer opplysningene du gir når du oppretter en konto på nettstedet vårt (for eksempel brukernavn, passord, navn, e-post). Men det inkluderer også opplysninger som vi vil kunne kreve fra deg før du kan bruke visse gratistjenester, som for eksempel vår WLAN-tjeneste, og i så fall: Navn, e-post og telefonnummer eller registreringen til vår leverandørstyringsportal, og i så fall: Navn, adresse, stilling, e-post, telefonnummer og ytterligere data vi trenger for å kommunisere med deg. Du må også registrere om du ønsker å abonnere på nyhetsbrevet vårt. I forbindelse med tilgangskontroller kan vi ha behov for å registrere deg med dine opplysninger (tilgangskoder i merker) (se kategorien «andre data»).

Kommunikasjonsdata er ditt navn og dine kontaktopplysninger, metodene, sted og tid for kommunikasjon og vanligvis også dens innhold (dvs. innholdet i e-poster, brev osv.). Disse opplysningene vil også kunne omfatte informasjon om tredjeparter. For identifikasjonsformål vil vi også kunne behandle ditt ID-dokumentnummer eller et passord fastsatt av deg eller ditt pressekort. For sikker identifikasjon må følgende obligatoriske opplysninger oppgis for medieforespørsler: Utgiver, navn på publikasjon, stilling, fornavn, etternavn, postadresse, e-postadresse og telefonnummeret til journalisten.

Masterdata omfatter opplysninger som navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og andre kontaktopplysninger, kjønn, fødselsdato, nasjonalitet, data om beslektede personer, nettsider, sosiale media-profiler, fotografier og videoer, kopier av ID-kort. Dessuten detaljer om ditt forhold til oss (kunde, leverandør, besøkende, tjenestemottaker, underleverandør, forhandler osv.), detaljer om din status, tildelinger, klassifiseringer og postlister, detaljer om vår samhandling med deg (dersom det er relevant, en historikk over dette med tilhørende oppføringer), rapporter (for eksempel fra media), eller offisielle dokumenter (for eksempel utdrag fra foretaksregister, tillatelser osv.) som vedrører deg. Som betalingsinformasjon innhenter vi for eksempel dine bankopplysninger, kontonummer og kredittkortdata. Samtykkeerklæringer og avmeldingsinformasjon er også en del av masterdata, samt informasjon om tredjeparter, for eksempel kontaktpersoner, tjenestemottakere, annonsemottakere eller representanter.

I forbindelse med kontaktpersoner og representanter for våre kunder, leverandører og partnere, omfattermasterdata for eksempel navn og adresse, informasjon om rolle eller funksjon i selskapet, kvalifikasjoner og (når det er relevant) informasjon om overordnede, kolleger og underordnede og informasjon om samhandling med disse personene.

Masterdata innhentes ikke for alle kontakter. Hvilke data som innhentes i det enkelte tilfelle, avhenger for det meste av formålet med behandlingsaktiviteten.

Kontraktsdata omfatter informasjon om inngåelse av kontrakten, om dine kontrakter, for eksempeltype og dato for inngåelse, informasjon fra søknadsprosessen (som søknad om gjennomføring av våre produkter eller tjenester) og informasjon om den aktuelle kontrakten (for eksempel dens varighet) og oppfyllelse og administrering av kontraktene (for eksempel informasjon i forbindelse med fakturering, kundeservice, teknisk bistand og håndheving av kontraktskrav). Kontraktsdata inkluderer også informasjon om mangler, klager og endringer av en kontrakt samt informasjon om kundetilfredshet som vi kan innhente for eksempel gjennom kundeundersøkelser. Kontraktsdata inkluderer også finansielle data som kredittinformasjon (dvs. informasjon som gjør det mulig å trekke konklusjoner om sannsynligheten for at fordringene vil bli betalt), informasjon om purringer og inkasso. Vi mottar disse opplysningene delvis fra deg (for eksempel når du utfører betalinger), men også fra kredittopplysningsbyråer og inkassobyråer og fra offentlige kilder (for eksempel et foretaksregister).

Atferdsdata er informasjon om visse handlinger, som din respons på elektronisk kommunikasjon (for eksempel hvis og når du har åpnet en e-post) eller hvor du befinner deg, samt din samhandling med våre profiler på sosiale medier. For eksempel vil vi kunne innhente dine stedsdata når du bruker nettsiden vår.

Preferansedata forteller oss hva dine behov er, hvilke produkter eller tjenester som kan være av interesse for deg eller når og hvordan du trolig vil reagere på meldinger fra oss. Vi innhenter disse opplysningene fra analyse av eksisterende data, som atferdsdata, slik at vi kan bli bedre kjent med deg, skreddersy våre råd og tilbud mer presist til deg og generelt forbedre våre tilbud. For å forbedre kvaliteten på analysene våre vil vi kunne kombinere disse opplysningene med andre data som vi også innhenter fra tredjeparter.

Atferds- og preferansedata vil kunne analyseres på et personlig identifiserbart grunnlag (for eksempel for å vise deg personlig tilpasset reklame), men også på et ikke-identifiserbart grunnlag (for eksempel for markedsundersøkelser eller produktutvikling). Atferds- og preferansedata vil også kunne kombineres med andre opplysninger.

Vi leverer visse tjenester til deg kun hvis du gir oss registreringsdata, fordi vi eller våre kontraktspartnere ønsker å vite hvem som bruker tjenestene våre eller har godtatt en invitasjon til et arrangement, fordi det er et teknisk krav eller fordi vi ønsker å kommunisere med deg. Hvis du eller den personen du representerer (for eksempel din arbeidsgiver) ønsker å inngå eller oppfylle en kontrakt med oss, må vi innhente masterdata, kontraktsdata og kommunikasjonsdata fra deg, og vi behandler tekniske data hvis du ønsker å bruke nettsiden vår eller andre elektroniske tilbud for dette formålet. Hvis du ikke gir oss data som trengs for inngåelse og oppfyllelse av kontrakten, bør du regne med at vi kan nekte å inngå kontrakten, at du vil kunne begå et kontraktsbrudd eller at vi ikke vil oppfylle kontrakten. På samme måte kan vi bare sende et svar på en anmodning fra deg hvis vi behandler kommunikasjonsdata og – hvis du kommuniserer med oss på nettet – muligens også tekniske data. Dessuten er ikke bruk av nettsiden vår mulig uten at vi mottar tekniske data.

De kategoriene av personopplysninger vi mottar om deg fra tredjeparter inkluderer særlig informasjon fra offentlige registre, informasjon vi mottar i forbindelse med forvaltningssaker og rettssaker, informasjon i forbindelse med dine profesjonelle funksjoner og aktiviteter (slik at vi for eksempel kan fullføre og behandle transaksjoner med din arbeidsgiver med din hjelp), informasjon om deg i korrespondanse og møter med tredjeparter, kredittopplysninger (når vi har forretninger med deg som privatperson), informasjon om deg som personer tilknyttet deg (familie, rådgivere, juridiske representanter osv.) deler med oss slik at vi kan inngå eller oppfylle kontrakter med deg, eller som involverer deg (for eksempel referanser, din leveringsadresse, fullmakter, informasjon om overholdelse av juridiske krav som for eksempel i tilknytning til bedrageriforebygging og bekjempelse av hvitvasking av penger og terrorfinansiering, eksportrestriksjoner, informasjon fra banker, forsikringsselskaper, våre salgspartnere og andre kontraktspartnere om din bruk av eller levering av tjenester (for eksempel betalinger, kjøp osv.), informasjon fra medier og internett om din bruk av eller levering av tjenester (for eksempel utførte betalinger, foretatte kjøp osv.), informasjon fra medier og internett om deg (dersom det er relevant i en bestemt sak, for eksempel i sammenheng med en søknad, markedsføring/salg, presseomtale osv.), din adresse og mulige interesser og andre sosiodemografiske data (spesielt med henblikk på markedsføring og markedsundersøkelser) og data i forbindelse med bruk av tredjeparters nettsteder og nettbaserte tilbud når slik bruk kan kobles til deg.

Det ovennevnte omfatter alle formål som er grunnlag for vår kommunikasjon, enten det er i sammenheng med kundeservice eller rådgivning, autentisering når nettsiden brukes, og til opplæring og kvalitetssikring (for eksempel i kundeservice). Videre behandler vi kommunikasjonsdata for å gjøre det mulig for oss å kommunisere med deg via e-post og telefon, samt gjennom Messenger-tjenester, sosiale medier, og gjennom brev og telefaks. Kommunikasjon med deg foregår vanligvis i forbindelse med andre behandlingsformål, for eksempel slik at vi kan levere tjenester eller svare på en innsynsforespørsel. Vår behandling hjelper også til å dokumentere kommunikasjonen og dens innhold.

Vi inngår ulike kontrakter med våre forretningskunder og private kunder, leverandører, underleverandører og andre parter, som partnere i prosjekter eller parter i rettssaker. Nærmere bestemt behandler vi masterdata, kontraktsdata og kommunikasjonsdata og, avhengig av omstendighetene, registreringsdata knyttet til kunden eller de personene kunden har mottatt tjenesten for. Dette inkluderer for eksempel mottakere av våre produkter eller tjenester, som mottar tilknyttede invitasjoner fra våre egne kunder og som kan bli våre kunder når de tar dem i bruk. I dette tilfellet behandler vi data for å oppfylle kontrakten med disse mottakerne, men også med kontraktpartnerne som har invitert dem.

I starten av en forretningsrelasjon innhentes personopplysninger – særlig masterdata, kontraktsdata og kommunikasjonsdata – fra mulige kunder eller andre kontraktspartnere (for eksempel i et ordreskjema eller en kontrakt) eller som følge av en melding. Videre, i forbindelse med inngåelse av en kontrakt behandler vi data for å vurdere kredittverdigheten og for å åpne et kundeforhold. I enkelte tilfeller blir denne informasjonen gjennomgått for å oppfylle rettslige krav.

Som del av oppfyllelsen av kontraktsforholdet behandler vi data for å administrere kundeforholdet, for å levere og kreve kontraktstjenester (som omfatter involvering av tredjeparter, som logistikkfirmaer, leverandører av sikkerhetstjenester, reklameleverandører, banker, forsikringsselskaper eller leverandører av kredittopplysninger, som i sin tur vil kunne levere data til oss), for rådgivning og for kundestøtte. Håndhevelse av rettslige krav som oppstår på grunnlag av kontrakter (inkasso, rettssaker osv.) er også en del av oppfyllelsen, i likhet med regnskap, oppsigelse av kontrakter og offentlig kommunikasjon.

Hvis du for eksempel samtykker til det vil vi kunne sende deg informasjon, reklame og produkttilbud fra oss og fra tredjeparter i og utenfor konsernet (for eksempel reklamepartnere), som trykt materiale, elektronisk eller via telefon. For dette formålet behandler vi særlig kommunikasjons- og registreringsdata. Som de fleste selskaper persontilpasser vi meldingene slik at vi kan gi deg skreddersydd informasjon og tilbud som imøtekommer dine behov og interesser. Derfor kombinerer vi opplysninger vi behandler om deg og innhenter preferansedata og bruker disse opplysningene som grunnlag for persontilpasning (se avsnitt 3). Vi behandler også opplysninger i tilknytning til markedsføringsarrangementer.

Kundeoppfølging inkluderer håndtering av eksisterende kunder og deres kontakte, muligens persontilpasset på grunnlag av atferds- og preferansedata. I sammenheng med kundeoppfølging vil vi også kunne operere et system for kundeoppfølging («CRM») hvor vi oppbevarer opplysninger om kunder, leverandører og andre forretningspartnere som kreves for kundeoppfølging, for eksempel opplysninger om kontaktpersoner, relasjonshistorikk (for eksempel informasjon om produkter og tjenester kjøpt eller levert, samhandlinger osv.), interesser, markedsføringstiltak (nyhetsbrev, invitasjoner til arrangementer osv.) og annen informasjon.

All denne behandlingen er viktig for oss, ikke bare for å fremme våre tilbud så effektivt som mulig, men også for å gjøre våre relasjoner med kundene og andre tredjeparter mer personlige og positive, for å konsentrere oss om de viktigste relasjonene, og bruke våre ressurser så effektivt som mulig

Vi bestreber oss på kontinuerlig å forbedre våre produkter og tjenester (inkludert nettsiden vår) og reagere raskt på endrede behov. Derfor analyserer vi for eksempel hvordan du navigerer på nettsiden eller hvilke produkter som brukes av hvilke grupper av personer, på hvilken måte og hvordan nye produkter og tjenester kan utformes (for nærmere detaljer, se avsnitt 12). Dette hjelper oss å forstå markedsaksepten av eksisterende produkter og tjenester og markedspotensialet for nye produkter og tjenester. For dette formålet behandler vi særlig masterdata, atferdsdata og preferansedata, men også kommunikasjonsdata og informasjon fra kundeundersøkelser, meningsmålinger og studier og annen informasjon, for eksempel fra mediene, sosiale medier, internett og andre offentlige kilder. Vi bruker psevdonymiserte eller anonymiserte data for disse formålene så langt som mulig. Vi vil også kunne bruke medieovervåkningstjenester eller selv utføre medieovervåkning, og behandle personopplysninger for å utføre medieovervåkning eller for å forstå og reagere på aktuelle utviklingstrekk og tendenser.

Vi vil kontinuerlig gjennomgå og forbedre den hensiktsmessige sikkerheten for vår IT og annen infrastruktur (for eksempel bygninger). Som alle andre selskaper kan vi ikke utelukke datasikkerhetsbrudd med absolutt sikkerhet, men vi gjør vårt beste for å redusere risikoene. Derfor behandler vi for eksempel data for overvåkning, inspeksjon, analyse og testing av våre nettverk og IT-infrastruktur, for system- og feilkontroller, for dokumentasjonsformål og i sammenheng med sikkerhetskopier. Tilgangskontroller omfatter elektroniske systemtilgangskontroller (for eksempel innlogging på brukerkontoer), samt fysiske adgangskontroller (for eksempel adgang til bygninger). For sikkerhetsformål (for å hindre og undersøke hendelser), beholder vi også tilgangsprotokoller og besøkslister og bruker overvåkningssystemer (for eksempel sikkerhetskameraer). Vi vil informere deg om overvåkningssystemene på de aktuelle stedene gjennom egnet skilting.

Dette omfatter for eksempel iverksetting av konsepter for helsesikkerhet eller regulert bekjempelse av hvitvasking av penger og terrorfinansiering. I visse tilfeller vil det også kunne kreves at vi foretar visse klargjøringer om våre kunder («Kjenn din kunde») eller rapporterer til myndighetene. Offentliggjøring og informasjons- eller rapporteringsforpliktelser, for eksempel i forbindelse med tilsyn og skatteforpliktelser, vil også kreve eller medføre databehandling, for eksempel arkiveringsplikter samt forebygging, avsløring og etterforskning av forbrytelser og andre lovbrudd. Dette omfatter også mottak og behandling av klager og andre rapporter, overvåkning av meldinger, utførelse av interne undersøkelser eller offentliggjøring av dokumenter til en myndighet hvis vi har tilstrekkelig grunnlag til å gjøre det og er rettslig forpliktet til å gjøre det. Vi vil også kunne behandle dine personopplysninger i forbindelse med til ekstern  etterforskning, for eksempel av rettshåndhevende myndigheter eller tilsynsmyndighet eller av et privat foretak med fullmakt. Videre behandler vi data for å hjelpe våre aksjonærer og andre investorer og for å oppfylle våre forpliktelser i denne sammenheng. For alle disse formålene behandler vi særlig masterdata, kontraktsdata og kommunikasjonsdata, men også, under visse omstendigheter, atferdsdata og data fra kategorien «andre data». De rettslige forpliktelsene vil kunne oppstå i henhold til sveitsisk lov, men også i henhold til utenlandske regelverk som vi er underlagt, samt egenkontroll, bransjestandarder, våre egne retningslinjer for «god foretaksstyring» og instruksjoner og anmodninger fra myndighetene. 

For disse formålene behandler vi særlig masterdata, kontraktsdata, registreringsdata og tekniske data, men også atferds- og kommunikasjonsdata. Vi har for eksempel som del av vår finansstyring behov for å overvåke våre kundefordringer og vår leverandørgjeld, og vi har behov for å unngå å bli offer for kriminalitet og misbruk, noe som kan kreve at vi analyserer data for relevante mønstre for slike aktiviteter. Vi vil også kunne utføre profilering og opprette og behandle profiler for disse formålene og for å beskytte deg og oss mot kriminell eller ulovlig aktivitet (se også avsnitt 6). I forbindelse med planlegging av våre ressurser og organisering av vår drift kan vi ha behov for å evaluere og behandle data knyttet til bruk av våre tjenester og andre tilbud eller dele informasjon om dem med andre (for eksempel utkontrakteringspartnere), som også vil kunne inkludere dine data. Det samme gjelder for tjenester som leveres til oss av tredjeparter. Som del av vår forretningsutvikling vil vi kunne selge bedrifter, deler av bedrifter eller selskaper til andre eller erverve dem fra andre eller inngå partnerskap, noe som også kan føre til utveksling og behandling av data (inkludert fra deg, for eksempel som en kunde eller leverandør eller som leverandørrepresentant). 

Disse ytterligere formålene omfatter for eksempel opplærings- og utdanningsformål, administrative formål (som administrering av masterdata, regnskap og data-arkivering, og å teste, styre og kontinuerlig forbedre IT-infrastruktur), beskyttelse av våre rettigheter (for eksempel for å håndheve krav i eller utenfor domstolene og overfor myndighetene i Sveits og utlandet, eller for å forsvare oss mot krav, for eksempel ved å ta vare på bevis, utføre juridiske vurderinger og delta i rettssaker eller forvaltningssaker) og evaluere og forbedre interne prosesser. Vi vil kunne bruke opptak av (video-)konferanser for kvalitetssikringsformål og opplæring. Disse ytterligere formålene omfatter også sikring av andre rettmessige interesser som ikke kan angis uttømmende.

Hvis du er kunde eller ansatt hos en kunde, kan vi for eksempel bruke «profilering» for å fastslå hvilke andre produkter som sannsynligvis vil være av interesse for deg basert på dine kjøp. Vi vil også kunne bruke profilering til å vurdere din kredittverdighet før vi tilbyr deg å betale for et kjøp gjennom faktura. En automatisert dataanalyse vil også kunne fastslå, for å beskytte deg, sannsynligheten for at en bestemt transaksjon er svindel. Dette gjør et mulig for oss å innstille transaksjonen for ytterligere klargjøring. «Profiler» må skjelnes fra «profilering». «Profiler» viser til det å kombinere ulike data for å trekke konklusjoner om viktige aspekter av din personlighet (for eksempel hva du liker, hvordan du opptrer i visse situasjoner) fra den samlede mengden av disse dataene. Profiler vil også kunne brukes til markedsføring, eller for sikkerhetsformål.

Vi bruker anonyme bevegelsesprofiler for ikke-personlige formål, for eksempel for å komme med anbefalinger til våre kontraktspartnere slik at de kan unngå rushtider. Vi bruker også personopplysninger til persontilpassede bevegelsesprofiler for å informere deg om hvilke produkter og tjenester som andre kontraktspartnere med tilsvarende interesser har brukt, eller når konsepter knyttet til helsevern krever kontaktsporing.

Konsernselskapene har tilgang særlig til dine masterdata, kontraktsdata og registreringsdata, samt atferds- og preferansedata for å tilby sitt eget utvalg av produkter og tjenester til deg eller som reklame for dem. Hvis du ønsker å motsette deg offentliggjøring og bruk av opplysningene for markedsføringsformål, kan du gjøre det gjennom oss (avsnitt 2), selv om behandlingen gjelder et annet konsernselskap når dataene er blitt overført. Vi utleverer også dine data til andre konsernselskaper for visse produkter og tjenester, for eksempel hvis visse produkter og tjenester opprinnelig kommer fra andre konsernselskaper der vi bare koordinerer gjennomføringen.

For å kunne levere våre produkter og tjenester effektivt og fokusere på vår kjernekompetanse, anskaffer vi tjenester fra tredjeparter på ulike områder. Disse inkluderer, for eksempel, IT-tjenester, informasjonsoverføring, markedsføring, salg, kommunikasjons- eller trykkeritjenester, anleggsstyring, sikkerhet og rengjøring, organisering og avholdelse av arrangementer og mottakelser, inkasso, kredittbyråer, leverandører av adressebekreftelse (for eksempel for å oppdatere adresselister i tilfelle flytting), bedrageriforebyggende tiltak og tjenester fra konsulentfirmaer, advokater, banker, forsikringsselskaper og telekommunikasjonsselskaper. I hvert enkelt tilfelle utleverer vi til disse leverandørene de opplysningene de trenger til sine tjenester, som altså kan gjelde deg. Disse leverandørene vil også kunne bruke slike data til sine egne formål, for eksempel informasjon om forfalte krav og din betalingshistorikk i tilfelle kredittopplysningsbyråer eller anonymiserte data for å forbedre deres tjenester. I tillegg inngår vi kontrakter med disse leverandørene som inkluderer bestemmelser om beskyttelse av data, hvor slik beskyttelse ikke følger av loven.

For våre (video-)konferanser bruker vi Microsoft Teams henholdsvis Microsoft Bookings (https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/business/scheduling-and-booking-app) fra Microsoft Ireland Operations Limited. Vi behandler og deler kun slike data med Microsoft som er nødvendige for å bruke funksjonene til Microsoft Teams (f.eks. navn og e-postadresse). Microsoft vil også kunne innhente opplysninger om deg for å levere sin tjeneste til oss (f.eks. opptak av konferanser) og bruke dem for sine egne formål. Du kan finne mer informasjon om hvordan Microsoft behandler dine data her: docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-privacy og https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement.

Hvis du opptrer som ansatt for et selskap som vi har inngått kontrakt med, kan oppfyllelse av denne kontrakten kreve at vi for eksempel forteller selskapet hvordan du har brukt tjenesten vår. Samarbeidspartnere og reklamepartnere mottar utvalgte masterdata, kontraktsdata, atferdsdata og preferansedata fra oss slik at de kan utføre ikke-personlige analyser i sine felt (for eksempel om hvor mange av våre kunder som har sett reklamen deres), og på den andre siden, slik at de kan bruke data for reklameformål (herunder målrettet mot deg). Reklamepartnerne bør for eksempel være i stand til å kommunisere med andre utvalgte kunder av oss og sende dem reklame fra oss.

Eksempler er strafferettslig etterforskning, polititiltak (for eksempel helsevern, voldsbekjempelse osv.), reguleringskrav og etterforskning, rettssaker, rapporteringsforpliktelser og rettsforhandlinger i forhåndsdomstoler og utenfor domstoler, samt rettslige forpliktelser til å gi informasjon og til å samarbeide. Data vil også kunne utleveres hvis vi ønsker å innhente informasjon fra offentlige organer, for eksempel for å berettige en anmodning om informasjon eller fordi vi har behov for å si hvem vi trenger opplysninger om (for eksempel fra et register). 

Andre mottakere omfatter for eksempel leveringsmottakere eller tredjeparts betalingsmottakere angitt av deg, andre tredjeparter i forbindelse med agentforhold (for eksempel hvis vi deler dine data med advokaten din eller banken din) eller personer involvert i forvaltningssaker eller rettssaker. Hvis vi samarbeider med mediene og deler materiale med dem (for eksempel fotografier), kan dette også påvirke deg avhengig av omstendighetene. Det samme gjelder hvis vi publiserer innhold (for eksempel fotografier, intervjuer, sitater osv.), for eksempel på vår nettside eller i våre andre publikasjoner. Som del av vår forretningsutvikling vil vi kunne selge bedrifter, deler av bedrifter eller selskaper til andre eller erverve dem fra andre eller inngå partnerskap, som også vil kunne føre til utlevering av data (inkludert fra deg, for eksempel som en kunde eller leverandør eller som en leverandørrepresentant) til de personene som er involvert i disse transaksjonene. I forbindelse med kommunikasjon med konkurrenter, bransjeorganisasjoner, sammenslutninger og andre organer, vil det kunne utveksles data som også påvirker deg.

Mange land utenfor Sveits eller EØS har for tiden ikke lover som sikrer et tilstrekkelig  personvern i henhold til DPA eller GDPR. De nevnte kontraktsordningene kompenserer for denne svakere eller manglende rettslige beskyttelsen i en viss grad. Men kontraktsmessige forholdsregler kan ikke fjerne all risiko (særlig for myndigheters tilgang i utlandet). Du bør være klar over disse øvrige risikoene selv om de kan være små i det enkelte tilfelle, og vi iverksetter ytterligere tiltak (for eksempel pseudonymisering eller anonymisering) for å minimere dem. 

Dokumentasjons- og bevisformål omfatter vår interesse i å dokumentere prosesser, samhandlinger og andre fakta i lys av rettslige krav, uoverensstemmelser, sikkerhetskrav for IT og infrastruktur og for å påvise god foretaksstyring og etterlevelse. Oppbevaring kan være et teknisk krav hvis enkelte data ikke kan skilles fra andre data og vi derfor har behov for å beholde dem (for eksempel for sikkerhetskopier eller dokumentstyringssystemer).

Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak vil kunne inkludere kryptering og pseudonymisering av data, loggføring, tilgangsrestriksjoner, opprettholdelse av sikkerhetskopier, å gi instruksjoner til våre ansatte, inngåelse av avtaler om taushetsplikt, og overvåkning. Vi beskytter dine opplysninger som er sendt gjennom vår nettside i transitt gjennom hensiktsmessig kryptering. Men vi kan bare sikre områder som vi kontrollerer. Vi krever også at våre databehandlere iverksetter hensiktsmessige sikkerhetstiltak. Sikkerhetsrisikoer kan imidlertid aldri utelukkes fullstendig; en restrisiko er uunngåelig. 

Vi kan særlig ha behov for å fortsette å behandle og oppbevare dine personopplysninger for å oppfylle en kontrakt med deg, for å beskytte våre egne rettmessige interesser, som påberopelse, utøvelse eller forsvar av rettslige krav, eller for å overholde rettslige forpliktelser. I det omfang loven tillater det, særlig for å beskytte rettighetene og frihetene til andre registrerte og for å sikre rettmessige interesser, vil vi også kunne avvise en anmodning helt eller delvis (for eksempel ved å redigere det innholdet som angår tredjeparter eller våre forretningshemmeligheter).