Code of Conduct FÖR IMPLENIAS MEDARBETARE
"Hur vi arbetar" är uppförandekoden för alla anställda, medlemmar i Executive Board och styrelsen.
Code of Conduct FÖR EXTERNA AFFÄRSPARTNERS
I vår " Code of Conduct for External Business Partners" beskrivs det beteende som vi förväntar oss av Implenias externa affärspartners för att uppnå ett framgångsrikt och varaktigt partnerskap.
1. Vad vi står för
Våra värderingar
EXCELLENCE
Vi uppfyller de högsta standarderna i våra projekt, tjänster och interna processer. Vi lever “excellence” genom att sätta standarder för tradition och innovation för att överträffa våra partners förväntningar. I dag och i morgon.
AGILITY
Vi identifierar möjligheter och risker tidigt och hanterar dem snabbt - både strategiskt och operativt. Vi lever “agility” som ett mycket rörligt, passionerat multinationellt team som ständigt söker nya och innovativa lösningar och tänjer på gränserna för att leverera det bästa värdet för alla våra kunder.
SUSTAINABILITY
Vi genererar hållbara resultat och skyddar våra medmänniskor och miljön. Vi lever “sustainability” tillsammans genom att skapa en livskraftig framtid för alla.
COLLABORATION
Vi kombinerar vår mångsidiga marknadskunskap och tekniska kompetens med professionell expertis till förmån för våra kunder och andra intressenter. Vi lever “collaboration” genom att bygga upp ett förtroende baserat på respekt, rättvisa och öppenhet. Med alla våra partner.
INTEGRITY
Vi uppfyller höga etiska standarder, är ärliga och agerar i enlighet med de avtal vi ingår. Vi lever “integrity” genom att vara ärliga, pålitliga och agera respektfullt - och gör det alltid med ett leende. 😊
WE DO
- Vi läser vår Code och våra interna regler som finns att läsa i vårt Implenia Management System, som är vår huvudsakliga referens och deltar i utbildningskurser.
- Vi säger ifrån när vi har frågor eller när vi blir medvetna om potentiella överträdelser av tillämpliga lagar, vår Code eller våra interna regler.
- Vi agerar på ett sätt som överensstämmer med företagets värderingar.
- Vi samarbetar till fullo när vi ombeds att delta i en utredning eller revision.
Vår Code kan inte täcka alla ämnen, så om du är osäker på om ditt beteende överensstämmer med principerna i tillämpliga lagar, vår Code eller våra interna regler bör du som ett första steg ställa dig följande frågor:
2. VÅR INTEGRITET
Skydda företagets intressen
Hur behåller vi vår lojalitet?
Vi fattar alltid affärsbeslut objektivt och rättvist i Implenias bästa intresse och vi tillåter inte att våra personliga intressen hindrar (eller ens verkar hindra) oss från att göra det.
WE DO
- Vi inser att bara förekomsten av en intressekonflikt kan vara till skada.
- Vi redovisar alla potentiella intressekonflikter för vår chef och för Compliance.
- Vi inhämtar ett skriftligt godkännande från vår HR Business Partner innan vi söker en bisyssla och följer Group Table of Responsibilities när vi överväger att acceptera ett externt uppdrag (t.ex. verkställande ledning, styrelse, bolagsstyrelse).
WE DON’T
- Vi har inga ägarintressen i en konkurrent eller en tredje part som gör affärer med Implenia.
- Vi varken övervakar eller är chef över familjemedlemmar och vi deltar inte i processen att anställa en familjemedlem.
- Vi utnyttjar inte affärsmöjligheter som vi upptäcker genom vår roll på Implenia och som skulle kunna inkräkta på Implenias möjligheter eller våra skyldigheter.
Ge och ta
Hur hanterar vi gåvor och inbjudningar?
Vi undviker även allt som skulle kunna uppfattas som korruption och mutor och utväxlar gåvor endast när de är lämpliga och inte är avsedda att otillbörligt påverka beslutsfattandet. Vi ser till att alla gåvor uppfyller gällande värdegränser och är korrekt godkända i enlighet med våra Integritetsriktlinjer för Implenia AG Koncernen. Gåvor kan vara tjänster, lån, resor, löften, förmåner - allt av värde.
WE DO
- Vi granskar varje gåva och inbjudan och bedömer hur ofta och vid vilken tidpunkt vi får gåvor från samma leverantör/partner, gåvans värde och gåvogivarens eventuella avsikter.
- Vi ser till att alla gåvor eller inbjudningar som vi ger till en tredje part följer deras interna regler.
- Vi är försiktiga när en statstjänsteman är inblandad.
- Vi inhämtar erforderligt godkännande när vi överväger sponsring av eller bidrag till någon organisation eller individ.
- Vi rapporterar till Compliance om tredje part försöker påverka oss på ett otillbörligt sätt.
WE DON’T
- Vi tar inte emot gåvor eller inbjudningar om den tredje parten förväntar sig att antingen få förmåner av något slag eller påverka vårt beslutsfattande på ett otillbörligt sätt.
- Vi tar inte emot gåvor och inbjudningar från externa business partners på vår hemadress.
- Vi betalar inga smörjpengar eller små betalningar som är avsedda att underlätta rutinmässiga myndighetsåtgärder, som att utfärda tillstånd.
- Vi överlämnar inte och tar inte emot kontanter eller motsvarigheter till kontanter, t.ex. presentkort, till eller från tredje part.
Fråga
Jag arbetar på ett projekt med ett statligt ägt järnvägsbolag och en ingenjör som arbetar för järnvägsföretaget ber att få resa till Implenias huvudkontor för diskussioner. Bör Implenia betala för resan?
Svar
Nej. Anställda i statligt ägda eller kontrollerade organisationer kan betraktas som statstjänstemän och alla gåvor till sådana tjänstemän måste godkännas i förväg enligt vad som anges i våra Integritetsriktlinjer för Implenia AG Koncernen.
Fairplay på marknaden
Hur uppträder vi rättvist?
Vi står upp för fri, rättvis och effektiv konkurrens och vi avstår från att vidta åtgärder som begränsar den eller snedvrider marknaden. När vi har kontakt med tredje part, särskilt kunder och konkurrenter, diskuterar vi varken avtal eller samtalar om priser, kvantiteter, territorier eller marknader som begränsar eller snedvrider marknaden.
WE DO
- Vi bekantar oss med skälen till att bilda ett joint venture, följer vederbörlig process och dokument- erar våra skäl ordentligt när vi bildar eller går med i ett sådant.
- Vi kontrollerar alltid programmet innan vi deltar i föreningsmöten, konferenser eller möten med konkurrenter. Om det finns konkurrensrelaterade frågor på dagordningen ber vi att de tas bort eller så deltar vi inte i mötet.
- Vi tar avstånd från allt olämpligt beteende hos konkurrenter eller leverantörer t.ex. försök att ingå informella avtal om priser eller andra villkor.
WE DON’T
- Vi talar inte om våra affärsstrategier såvida de inte är allmänt kända och vi använder aldrig termer som antyder att vi begränsar den fria handeln, som ”monopol” eller ”monopolist”.
- Vi påverkar inte tredje parts prissättningspolitik och vi hotar inte heller tredje part med uteslutning från framtida anbudsförfaranden.
Fråga
Jag deltar i ett branschmöte och sitter bredvid en konkurrent, som diskuterar sin organisations prissättningsstrategi. Jag diskuterar inte någon som helst information om Implenia, så är det okej?
Svar
Nej. Diskussion om konkurrensrelaterad information gällande en organisation är problematisk och kräver att du drar dig ur samtalet och omedelbart rapporterar interaktionen till Compliance.
3. VÅRT ENGAGEMANG FÖR MILJÖN
Vi tänker på morgondagen redan idag
Hur kan vi agera på ett hållbart sätt?
Vi strävar efter hållbara tillvägagångssätt, inklusive att fatta beslut på arbetsplatsen som minskar negativ påverkan på klimatet och miljön samt att förespråka hållbara byggnadsstandarder. Vi beaktar hållbarhets-/miljöaspekter längs hela värdekedjan vid inköp (t.ex. genom att skapa kretslopp och använda återvunna eller återvinningsbara produkter eller produkter tillverkade av förnybara råvaror) och vi åtgärdar uppenbara felaktigheter som kan leda till föroreningar eller bristande efterlevnad av miljölagar. Vi stödjer innovation och investerar i hållbara nya produkter och lösningar. Vi godtar aldrig ohållbara metoder utan agerar för att bekämpa och lösa dem.
WE DO
- Vi är alla föredömen! Vi agerar hållbart i alla beslut på arbetsplatsen.
- Vi är medvetna om våra hållbarhetsmål och arbetar för att uppnå dem. Vi följer alla tillämpliga miljölagar, förordningar, standarder och hållbarhetsmål, samtidigt som vi inför ett effektivt system för att identifiera och eliminera miljöhot.
- Vi rapporterar omedelbart miljöincidenter till ansvarig chef och till hållbarhets-/ säkerhetsspecialisten som måste göra en rapport i enlighet med vår Incident Management Report.
- Vi använder utrustning och maskiner effektivt och stänger av dem när de inte används.
- Vi vidtar åtgärder för att förhindra föroreningar och för att minska våra koldioxidutsläpp och vår förbrukning av energi och resurser.
WE DON’T
- Vi producerar inte avfall när det går att undvika utan tar hand om det på rätt sätt. Vi återvinner när det är möjligt.
- Vi bortser inte från miljöpåverkan utan försöker i stället ta itu med och begränsa orsakerna till den.
- Vi godtar inte beteenden som kan leda till föroreningar eller bristande efterlevnad av miljölagar.
- Vi ryggar inte tillbaka för de potentiellt högre investeringskostnaderna för en ny produkt eller lösning. I stället tänker vi i livscykler och överväger om besparingarna under livscykeln kan vara större än de extra kostnaderna för investeringen.
4. VÅRA TILLGÅNGAR, KUNSKAP OCH RESURSER
SHH!
Hur kan vi bevara hemligheter?
Vi håller konfidentiell information som tillhör Implenia, våra kunder och våra leverantörer hemlig. Vi använder oss aldrig av insiderinformation. Vi lämnar inte ut konfidentiell information till tredje part, vilket även gäller vår familj och våra vänner, förutom när ett sekretessavtal är i kraft och avdelningen Legal and Compliance godkänner utlämnandet. Vi varken använder eller delar information som kan påverka marknadspriset på Implenia aktier eller något annat företags värdepapper. Vi använder eller delar inte heller insiderinformation i syfte att handla med några värdepapper.
WE DO
- Vi skyddar vår konfidentiella information och våra affärshemligheter från obehörigt röjande och missbruk. Detta gäller även efter det att vi lämnat Implenia.
- Vi är medvetna om var vi befinner oss, vilka som finns runt omkring oss och vad de kan se eller höra.
- Vi använder sociala medier på ett ansvarsfullt sätt. Vi följer vårt Social Media Usage Directive.
WE DON’T
- Vi uttalar oss inte på Implenias vägnar till media eller någon tredje part. Vi kontaktar Marketing/Communications om vi får en förfrågan från en journalist.
- Vi lämnar inte ut konfidentiell information till andra inom vår organisation som inte har rätt till den.
Fråga
Min kusin arbetar för en verksamhet som Implenia kommer att förvärva. Jag antar att hon också känner till förvärvet, även om informationen är konfidentiell och ännu inte offentlig. Är det okej att prata med henne om det?
Svar
Nej. Vi håller konfidentiell, icke-offentlig information hemlig för alla. Även för dem som står oss närmast.
Varsam användning av företagets egendom
Hur använder och skyddar vi våra resurser, data och tillgångar?
Vi är fast beslutna att skydda Implenias resurser och tillgångar från skador, missbruk, felaktigt bortskaffande eller stöld. Vi använder företagets resurser bara för de ändamål som de är avsedda för. Vi är alla ansvariga för att företagsdata lagras i rätt tid, korrekt och fullständigt. Det innebär att vi måste se till att vi aldrig förlorar, skadar, förfalskar, missbrukar eller slösar bort något. Alla företagets resurser och tillgångar, såsom fysiska tillgångar, dokument, kunskap och immateriella rättigheter, tillhör Implenia. Om vi måste göra oss av med våra resurser eller tillgångar måste vi göra det i enlighet med våra interna regler och bara om vi är behöriga att göra det.
WE DO
- Vi använder alltid tillgångar i enlighet med vårt direktiv om policy för godkänd IT-användning.
- Vi respekterar och skyddar våra och tredje parts immateriella rättigheter i enlighet med villkoren i alla tillämpliga avtal. Vi använder aldrig programvara som har kopierats eller köpts olagligt.
- Vi upprätthåller aktuella, korrekta och fullständiga register över våra uppgifter, information och dokument som vi har skapat eller som vi är ansvariga för (t.ex. årsredovisningar, projekt- eller anbudsdokument, utgiftsredovisningar eller e-postmeddelanden).
- Vi förvarar alla affärshandlingar och data säkert. Vi följer alla Implenias rutiner för datasäkerhet och följer alla rutiner för registerhantering och dokumentförvaring.
- Vi kontrollerar alltid vår Table of Responsibilities och Rules and Regulations on Signing Authority och följer den innan vi undertecknar avtal, kontrollerar fakturor osv.
WE DON’T
- Vi använder inte våra datorsystem, företagets e-postkonton och internet på ett olämpligt sätt. Vi ger bara tillgång till IT-verktyg när de är nödvändiga för att utföra arbetsuppgifterna.
- Vi delar inte med oss av våra inloggningsuppgifter (dvs. användarnamn och lösenord) till kollegor eller tredje part.
- Vi lånar inte ut, överför, säljer eller skänker inte företagets tillgångar till tredje part utan vederbörligt tillstånd.
- Vi använder inte system (inklusive företagets e-post) på ett kränkande, störande eller på annat sätt skadligt sätt. Detta inkluderar att skapa, visa, spara eller skicka pornografiska bilder, rasistiskt eller diskriminerande innehåll.
5. VÅR ARBETSMILJÖ
Alla är olika
Hur bemöter vi varandra?
Vi upprätthåller en säker, rättvis, inkluderande och mångfaldig arbetsplats där alla kan känna sig bekväma och förväntas bli behandlade med respekt. Där olikheter välkomnas och nyttjas för att uppnå bättre affärsresultat. Vi undviker kränkande uttalanden och handlingar. Detta gäller även obehagliga eller nedsättande kommentarer och/eller handlingar som grundar sig i etniskt ursprung, hudfärg, nationalitet, politiska och religiösa åsikter, kön, könsidentitet, sexuell läggning, ålder, kultur, funktionshinder, sjukdom eller familjesituation, samt medlemskap eller icke-medlemskap i en fackförening och fackföreningsverksamhet. Vi åsidoser aldrig diskriminering eller trakasserier på arbetsplatsen - vi agerar.
WE DO
- Vi säger ifrån och rapporterar trakasserier eller diskriminerande beteende till vår chef, HR eller Compliance.
- Vi är alla förebilder. Vi behandlar andra på ett taktfullt, artigt, respektfullt och jämlikt sätt.
- Vi följer de grundläggande arbetsrättsliga och mänskliga rättigheter som finns i internationella konventioner, program och standarder. Till exempel FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna. I synnerhet tillämpar vi rättvisa löner, föreningsfrihet och tolererar inte barn- eller tvångsarbete.
WE DON’T
- Vi ägnar oss inte åt trakasserier, inklusive verbala, icke-verbala och skriftliga ringaktningar, förödmjukelser, förolämpningar eller hot. Vi deltar inte heller i någon social utestängning eller utfrysning eller avsiktlig och ihållande förföljelse av en person.
Säkerheten kommer först
Hur håller vi oss friska och trygga?
Vi bryr oss om och tar ansvar för vår hälsa och säkerhet och andras hälsa och säkerhet. Vi strävar efter att undanröja faror och minska risker för att undvika sjukdomar och skador. Vi har rutiner för att identifiera faror och hantera risker på lämpligt sätt inom varje enhet, projekt och joint venture.
WE DO
- Vi uppmärksammar hälso- och säkerhetsrisker och undanröjer eller minskar dem innan vi börjar arbeta.
- Vi främjar en hälso- och säkerhetskultur genom att konsekvent agera på ett ansvarsfullt och föredömligt sätt.
- Vi rapporterar till vår närmaste chef eller skyddsombud om säkerheten eller hälsan på arbetsplatsen äventyras på något sätt. Detta gäller alla incidenter, även om det rör sig om tillbud.
- Vi följer våra Safety Rules och säger ”stopp” i riskfyllda situationer eller situationer där vi inte följer reglerna.
WE DON’T
- Vi arbetar inte under påverkan av alkohol eller andra substanser. Vi anordnar inte ett evenemang där alkohol konsumeras efter arbetet i våra lokaler utan att först ha fått vederbörligt godkännande.
Fråga
Jag arbetar med utrustning som har en trasig säkerhetsmekanism. Att byta ut eller reparera utrustningen innebär att vårt team hamnar efter projektplanen. Bör jag fortsätta att använda utrustningen?
Svar
Nej, vi kompromissar inte med säkerheten. Även om vi är stolta över att leverera i tid kommer säkerheten alltid först. Utrustningen måste repareras eller bytas ut innan du kan fortsätta att använda den.
Integritet
Hur respekterar vi varandras privatliv?
Vi håller personuppgifter konfidentiella och följer tillämpliga lagar och våra principer för integritet. Vi samlar in, lagrar, hyser, behandlar, överför och använder personuppgifter på ett säkert sätt. Vi ser till att vi samlar in och använder personuppgifter bara när vi har en laglig grund, när det är nödvändigt och när det är för ett specifikt affärsbehov. Vi tillhandahåller uppgifterna bara till behöriga personer. Vi delar inte personuppgifter utanför vår organisation om det inte krävs enligt lag, när vi använder en tredje part för att samla in eller när vi har fått samtycke från den berörda individen att göra det. När vi använder tredje part för att samla in, hysa, använda eller behandla personuppgifter på något annat sätt ser vi till att de bara behandlar personuppgifter på det sätt som vi har rätt att göra. Detta inkluderar att underteckna ett avtal om databehandling/delning och att följa våra principer för integritet.
WE DO
- Vi respekterar våra kollegors rätt till privatliv.
- Vi följer de principer för dataskydd som beskrivs i vår Globalt Dataskyddsdirektiv.
WE DON’T
- Vi samlar inte in ”känsliga” personuppgifter (särskilt när det gäller biometriska data, som ansikts- eller venscanning, eller hälsostatus, etniskt ursprung, sexuell läggning, politiska åsikter eller religion) utan att kontakta vårt Data Protection Team för vägledning.
- Vi ger inte tillgång till personuppgifter till obehöriga personer inom vår organisation. Delning av sådana uppgifter sker på strikt behovsbasis.
6. ANVÄNDNING AV VÅR CODE
Vi står upp för det som är rätt
SÄG IFRÅN! FRÅGA!
Det är bara med vår gemensamma medverkan som vi kan skapa en framgångsrik compliancekultur som gör att vår verksamhet kan blomstra.
Var kan jag lämna in en rapport?
Du kan använda vår Speak Up Line för att rapportera dina farhågor om efterlevnad eller en möjlig överträdelse.
Vem kan göra en anmälan eller ställa en fråga?
Implenia främjar en kultur som uppmuntrar alla att tala fritt. Alla personer, oavsett om de är anställda eller inte, kan i god tro rapportera om ett misstänkt fall av olämpligt agerande. En sådan rapport kan även göras anonymt.
Vad händer när ett potentiellt fall av olämpligt agerande rapporteras till Compliance?
Alla misstänkta överträdelser av denna Code, andra interna regler eller gällande lagar kommer att undersökas noggrant av Compliance. I händelse av bekräftat olämpligt agerande kan det berörda beslutsfattande organet ålägga sanktioner.
Vad händer med visselblåsaren?
Implenia tolererar inte repressalier mot personer som i god tro rapporterar trovärdiga problem. Alla som känner till - eller misstänker - en överträdelse av vår Code, våra interna regler eller lagar ska känna sig trygga med att rapportera detta.
7. Nedladdningar
Download PDF dokument här
