Code of Conduct pour les employés
“Comment nous fonctionnons” est le Code of Conduct pour tous les collaborateurs, les membres de la direction et du conseil d'administration. Faites défiler la page vers le bas pour explorer notre code en ligne.
CODE OF CONDUCT POUR LES PARTENAIRES COMMERCIAUX EXTERNES
Notre "Code of Conduct for External Business Partners" sert de guide pour toutes nos relations commerciales en dehors d'Implenia. Vous y trouverez des informations sur les conditions nécessaires à un partenariat fructueux à long terme avec nous.
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1. CE QUE NOUS REPRÉSENTONS
Nos valeurs
EXCELLENCE
Nous répondons aux exigences les plus élevées dans nos projets, nos services et nos processus internes. Nous vivons l'excellence en établissant des normes issues de la tradition et de l'innovation afin de dépasser les attentes de nos partenaires. Aujourd'hui et demain.
AGILITÉ
Nous identifions les opportunités et les risques à un stade précoce et y répondons rapidement, tant sur le plan stratégique qu'opérationnel. Nous vivons l'agilité en tant qu'équipe multinationale très mobile et passionnée, qui cherche constamment des solutions nouvelles et innovantes, à dépasser les frontières et à créer ainsi la meilleure valeur pour nos clients.
DURABILITÉ
Nous générons des résultats durables et protégeons nos semblables et l'environnement. Nous vivons ensemble la durabilité en créant un avenir digne d'être vécu pour tous.
COLLABORATION
Nous combinons nos connaissances variées du marché et nos compétences techniques avec une expertise professionnelle au profit de nos clients et d'autres parties prenantes. Nous vivons la collaboration en instaurant la confiance par l'équité, la transparence et le respect. Avec tous nos partenaires.
INTÉGRITÉ
Nous respectons des normes éthiques élevées, nous sommes honnêtes et nous agissons en conformité avec les accords que nous avons conclus. Nous vivons l'intégrité en étant honnêtes et fiables, en agissant avec respect et en le faisant toujours avec le sourire. 😊
WE DO
- Nous lisons notre Code et nos règles internes, disponibles dans notre système de gestion Implenia, qui est notre source principale, et nous participons à des cours de formation.
- Nous intervenons lorsque nous avons des questions ou lorsque nous avons connaissance de violations potentielles des lois applicables, de notre Code ou de nos règles internes.
- Nous agissons conformément aux valeurs de notre société.
- Nous coopérons entièrement lorsqu’on nous demande de participer à une enquête ou à un audit.
Notre Code ne peut pas aborder tous les sujets, c’est pourquoi, si vous n’êtes pas certain que votre comportement soit conforme aux principes du droit applicable, à notre Code ou à nos règles internes, il convient de vous poser dans un premier temps les questions suivantes :
2. Notre intégrité
Protection des intérêts de la société
Comment rester loyaux?
Nous prenons toujours nos décisions commerciales de manière objective et équitable, dans le meilleur intérêt d’Implenia, et nous ne permettons pas que nos intérêts personnels nous en empêchent (ni même semblent nous en empêcher).
WE DO
- Nous concevons que la simple apparence d’un conflit d’intérêts peut être dommageable.
- Nous signalons tout conflit d’intérêts potentiel à notre supérieur hiérarchique et au service de la Compliance (Service de la Conformité).
- Nous demandons l’accord écrit préalable de notre HR Business Partner avant d’accepter une activité accessoire et nous respectons le Tableau des responsabilités du Groupe lorsque nous envisageons d’accepter un mandat externe (p. ex. direction générale, conseil d’administration, conseil de trustees).
WE DON’T
- Nous ne détenons aucune participation à un concurrent ou à un tiers en relation d’affaires avec Implenia.
- Nous ne supervisons pas d’amis proches ou des membres de la famille et ne participons pas à l’embauche d’un ami proche ou d’un membre de la famille.
- Nous ne recherchons pas d’opportunités commerciales découvertes dans le cadre de notre fonction au sein d’Implenia qui sont susceptibles d’interférer avec les opportunités d’Implenia ou avec nos obligations.
Donner et recevoir
Comment gérer les cadeaux et les invitations?
Nous évitons même les apparences de corruption et n’échangeons de cadeaux que lorsque ceux-ci sont appropriés et ne visent pas à influencer indûment la prise de décision. Nous veillons à ce que tous les cadeaux respectent les limites de valeur applicables et qu’ils soient dûment approuvés conformément à nos Directive en matière d’intégrité du Groupe. Les cadeaux peuvent inclure des services, des prêts, des voyages, des promesses, des faveurs – tout ce qui a de la valeur.
WE DO
- Nous examinons chaque cadeau et invitation et évaluons la fréquence et le moment des cadeaux que nous recevons du même fournisseur/ partenaire, la valeur du cadeau et l’intention potentielle du donateur.
- Nous veillons à ce que les cadeaux ou les invitations que nous offrons à des tiers soient conformes à leurs règles internes.
- Nous faisons preuve de prudence lorsqu’un représentant du gouvernement est impliqué.
- Nous demandons l’approbation requise lorsque nous envisageons de parrainer une organisation ou une personne, ou de lui verser des contributions.
- Nous signalons au service de la Compliance toute tentative de tiers visant à nous influencer de manière inappropriée.
WE DON’T
- Nous n’acceptons pas de cadeaux ni d’invitations lorsque le tiers s’attend à recevoir des avantages de quelque nature que ce soit ou à influencer de manière inappropriée nos prises de décisions.
- Nous n’acceptons pas de cadeaux ni d’invitations de partenaires commerciaux externes à notre domicile.
- Nous ne versons pas de pots de vin ou autres petits paiements destinés à faciliter les activités courantes du gouvernement, telles que la délivrance de permis.
- Nous n’échangeons pas avec des tiers des espèces ou des équivalents tels que des cartes-cadeaux.
Question
Je travaille sur un projet avec une compagnie ferroviaire appartenant au gouvernement, et un ingénieur qui travaille pour la compagnie ferroviaire demande à se rendre au siège d’Implenia pour des discussions. Implenia doit-elle prendre en charge les frais de déplacement ?
Réponse
Non. Les employés d’organisations détenues ou contrôlées par un gouvernement peuvent être considérés comme des représentants du gouvernement, et tout cadeau fait à de tels représentants doit faire l’objet d’une approbation préalable, conformément à notre Directive en matière d’intégrité du Groupe.
Fair-play sur le marché
Comment nous comporter de manière équitable ?
Nous défendons une concurrence libre, loyale et efficace, et nous nous abstenons de prendre des mesures qui la restreignent ou qui distordent le marché. Dans nos relations avec des tiers, en particulier avec des clients et des concurrents, nous ne discutons pas d’accords et ne menons aucune conversation concernant les prix, les quantités, les territoires ou les marchés qui restreignent ou distordent le marché.
WE DO
- Nous nous familiarisons avec les motifs de la création d’une communauté de soumissionnaires ou d'un consortium, en suivant la procédure régulière et en documentant correctement nos raisons lors de la création ou de l’adhésion àune telle organisation.
- Nous vérifions toujours l’ordre du jour avant d’assister à des réunions d’association, des conférences ou des réunions avec les concurrents. Lorsque des sujets liésà la concurrence figurent à l’ordre du jour, nous demandons leur retrait ou nous n’assistons pas à la réunion.
- Nous nous distançons de tout comportement inapproprié de la part de nos concurrents ou de nos fournisseurs, tels que les tentatives de conclure des accords informels sur les prix ou d’autres conditions.
WE DON’T
- Nous ne parlons pas de nos stratégies commerciales à moins qu’elles ne soient de notoriété publique, et nous n’utilisons jamais de termes qui impliquent une restriction du libre-échange, tels que « monopole » ou « monopoliste ».
- Nous n’influençons pas les politiques de prix de tiers et nous ne les menaçons pas de les exclure des futurs appels d’offres.
Question
J’assiste à une réunion du secteur et me trouve à côté d’un concurrent qui discute de la stratégie en matière de politique des prix de son organisation. Comme je ne fournis aucune information au sujet d’Implenia, cela est-il admissible ?
Réponse
Non. L’échange d’informations liées à la concurrence concernant toute organisation est problématique et vous oblige à vous retirer de la conversation et à signaler immédiatement cette interaction au service de la Compliance.
3. Notre engagement en faveur de l’environnement
Penser à demain aujourd'hui
Comment pouvons-nous agir de manière durable ?
Nous adoptons des approches durables, notamment en prenant des décisions en milieu de travail qui réduisent les effets négatifs sur le climat et l’environnement et en préconisant des normes de construction à l’épreuve du temps. Nous prenons en compte la durabilité et l’environnement tout au long de la chaîne de valeur lors de nos achats (par exemple en fermant les cycles de matériaux et en utilisant de produits recyclés ou recyclables ou des produits fabriqués à base de matières premières renouvelables) et nous corrigeons les inexactitudes manifestes susceptibles de donner lieu à des pollutions à un non-respect des lois en matière de protection de l’environnement. Nous soutenons l’innovation et investissons dans de nouveaux produits et solutions durables. Nous n’acceptons pas simplement les pratiques non durables, nous prenons des mesures pour les combattre et les pallier.
WE DO
- Nous sommes tous des modèles ! Nous agissons de manière durable dans toutes nos décisions sur le lieu de travail.
- Nous connaissons nos objectifs de développement durable et nous nous efforçons de les atteindre. Nous respectons l’ensemble des lois, réglementations, normes et objectifs de développement durable applicables en matière d’environnement, tout en mettant en œuvre un système efficace d’identification et d’élimination des menaces pour l’environnement.
- Nous signalons immédiatement les incidents environ- nementaux au supérieur compétent et au spécialiste Sustainability/Safety, qui doit les signaler conformément à notre Rapport de gestion des incidents.
- Nous utilisons les appareils et les machines de manière efficace et nous les éteignons lorsqu’ils ne sont pas utilisés.
- Nous prenons des mesures pour prévenir la pollution et réduire nos émissions de dioxyde de carbone ainsi que notre consommation d’énergie et de ressources.
WE DON’T
- Nous ne produisons pas de déchets évitables. Nous recyclons les déchets inévitables dans la mesure du possible et éliminons le reste de manière appropriée.
- Nous n’ignorons pas les impacts environnementaux et nous tentons au contraire d’en traiter et limiter les causes.
- Nous n’acceptons aucun comportement susceptible de donner lieu à des pollutions à un non-respect des lois en matière de protection de l’environnement.
- Nous n’hésitons pas à assumer les coûts d’investissement potentiellement plus élevés d’un nouveau produit ou d’une nouvelle solution. Au contraire, nous pensons en termes de cycles de vie et nous examinons si les économies réalisées au cours du cycle de vie pourraient être supérieures aux coûts d’investissement supplémentaires.
4. NOS ACTIFS, NOS CONNAISSANCES ET NOS RESSOURCES
Chut !
Comment garder les secrets ?
Nous gardons secrètes les informations confidentielles d’Implenia, de nos clients et de nos fournisseurs et nous ne faisons jamais usage d’informations privilégiées. Nous ne divulguons pas d’informations confidentielles à des tiers, y compris à notre famille et à nos amis, sauf si une convention de confidentialité est en vigueur et si le Legal & Compliance Department approuve la divulgation. Nous n’utilisons ni ne partageons aucune information susceptible d’influer sur le prix du marché des actions Implenia ou des titres d’autres sociétés, de même que nous n’utilisons et ne partageons aucune information privilégiée aux fins de négocier des titres.
WE DO
- Nous protégeons nos informations confidentielles et nos secrets d’affaires contre toute divulgation non autorisée et tout abus, même après avoir quitté Implenia.
- Nous restons conscients de l’endroit où nous nous trouvons, des personnes qui nous entourent et de ce qu’elles pourraient voir ou entendre.
- Nous utilisons les réseaux sociaux de manière responsable et nous respectons notre Utilisation des médias sociaux.
WE DON’T
- Nous ne nous adressons pas aux médias ou à des tiers au nom d’Implenia et nous contactons Marketing/Communications si nous recevons une demande d’un journaliste.
- Nous ne divulguons aucune information confidentielle à des personnes au sein de notre organisation qui n’y sont pas autorisées.
Question
Ma cousine travaille pour une organisation qu’Implenia s’apprête à acquérir. Je suppose qu’elle est également au courant de l’acquisition, même si l’information est confidentielle et qu’elle n’a pas encore été rendue publique. Est-ce donc acceptable d’en parler avec elle ?
Réponse
Non. Nous gardons les informations confidentielles et non publiques secrètes envers tout le monde, même envers les personnes les plus proches de nous.
Utilisation prudente des biens de la société
Comment utiliser et protéger nos ressources, nos données et nos actifs ?
Nous nous engageons à protéger les ressources et les actifs d’Implenia contre les dommages, l'utilisation abusive, le gaspillage, l'élimination inappropriée ou le vol et nous utilisons les ressources de la société uniquement aux fins auxquelles elles sont destinées. Nous sommes tous responsables de garder les ressources de la société exactes, complètes et disponibles, ce qui signifie que nous veillons à ne jamais perdre, endommager, falsifier ou abuser. Les ressources et actifs de la société, tels que les biens matériels, les documents, le savoir-faire et la propriété intellectuelle, appartiennent à Implenia. Si nous devons aliéner des ressources ou des actifs, nous devons le faire conformément à nos règles internes et uniquement si nous y sommes autorisés.
WE DO
- Nous utilisons toujours les actifs conformément à notre Politique d’utilisation acceptable IT.
- Nous respectons et protégeons notre propriété intellectuelle et celle de tiers conformément aux termes de l’ensemble des contrats applicables et nous n’utilisons jamais de logiciels qui ont été copiés ou achetés de manière illégale.
- Nous conservons des archives actuelles, exactes et complètes de nos données et des informations et documents que nous avons créés ou dont nous sommes responsables (tels que les rapports annuels, les documents de projet ou d’appel d’offres, les notes de frais ou les courriels).
- Nous assurons la sécurité de tous les dossiers et données commerciaux, nous suivons toutes les procédures de sécurité des données d’Implenia et observons toutes les procédures de gestion des dossiers et de conservation des documents.
- Nous vérifions toujours notre Table of Responsibilities et règles et règlements sur le pouvoir de signature (Rules and Regulations on Signing Authority) et nous nous y conformons avant de signer des contrats, de vérifier des factures, etc.
WE DON’T
- Nous n’utilisons pas nos systèmes informatiques, les comptes de messagerie de la société et Internet de manière inappropriée et nous ne donnons accès aux outils informatiques que lorsque cela est nécessaire à l’exécution de nos tâches professionnelles.
- Nous ne partageons pas nos identifiants (c’est-à-dire le nom d’utilisateur, le mot de passe) avec des collègues ou des tiers.
- Nous ne prêtons, ne transférons, ne vendons ni ne donnons aucun actif de la société à des tiers sans autorisation valable.
- Nous n’utilisons pas les systèmes (y compris les courriels de la société) de manière abusive, perturbatrice ou nuisible de toute autre manière. Cela inclut la création, l’affichage, la sauvegarde ou l’envoi d’images pornographiques ou de contenus racistes ou discriminatoires.
5. Notre ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Tous aussi différents
Comment nous traiter les uns les autres ?
Nous maintenons un lieu de travail sûr, équitable, inclusif et diversifié où tout le monde se sent à l’aise et est traité avec politesse et respect, et où les différences sont bienvenues et mises à profit pour la société afin d’obtenir de meilleurs résultats commerciaux. Nous nous abstenons de tenir des propos ou d’avoir des actes qui offensent autrui, y compris des remarques ou des actes désagréables ou désobligeants fondés sur l’origine ethnique, la couleur de peau, la nationalité, la religion, les convictions, le sexe, l’identité de genre, l’orientation sexuelle, l’âge, la culture, le handicap ou la situation familiale. Nous n’ignorons pas la discrimination ou le harcèlement sur le lieu de travail, y compris les commentaires verbaux, les gestes, les remarques ou les attouchements non désirés. Au contraire, nous agissons.
WE DO
- Nous signalons tout harcèlement ou comportement discriminatoire à notre supérieur hiérarchique, aux RH ou à la Compliance.
- Nous sommes tous des modèles et traitons les autres avec tact, politesse, respect et de manière égale.
- Nous adhérons aux droits fondamentaux du travail et aux droits de l’homme énoncés dans les conventions, programmes et normes internationaux, tels que la Déclaration universelle des droits de l’homme des Nations Unies. En particulier, nous garantissons des salaires équitables, la liberté d’association et nous ne tolérons pas le travail des enfants ni le travail forcé.
WE DON’T
- Nous ne nous livrons pas à des actes de harcèlement, y compris des offenses verbales, non verbales ou écrites, des humiliations, des insultes ou des menaces, et nous ne participons pas à l’exclusion sociale, à l’ostracisme ou à la persécution délibérée et persistante d’une personne.
La sécurité avant tout
Comment rester en bonne santé et en sécurité ?
Nous prenons soin de notre propre santé et sécurité ainsi que de la santé et de la sécurité des autres et nous en assumons la responsabilité. Nous nous efforçons d’éliminer les dangers et de réduire les risques afin d’éviter les maladies et les blessures. Nous avons une approche systématique pour cerner les dangers et gérer les risques de manière appropriée au sein de chaque unité, projet et association de travail.
WE DO
- Nous prenons conscience des risques en termes de santé et de sécurité et nous les éliminons ou les réduisons avant de commencer à travailler.
- Nous favorisons une culture Health & Safety en agissant de manière cohérente, responsable et exemplaire.
- Nous signalons à notre supérieur hiérarchique immédiat ou à notre délégué à la sécurité toute atteinte à la sécurité ou à la santé au travail, y compris tout incident, y compris les incidents évités de justesse.
- Nous respectons nos Safety Rules ( règles de sécurité ) et nous disons « stop » en cas de situations dangereuses ou non conformes.
WE DON’T
- Nous ne travaillons pas sous l’emprise de l’alcool ou d’autres substances et nous n’organisons pas d’événement avec consommation d’alcool après le travail dans nos locaux sans autorisation préalable.
Question
Je travaille avec du matériel dont le mécanisme de sécurité est cassé. Le remplacement ou la réparation du matériel mettra notre équipe en retard par rapport au calendrier du projet. Dois-je continuer à utiliser ce matériel ?
Réponse
Non. Nous ne faisons aucune concession en matière de sécurité. Bien que nous soyons fiers de respecter les délais de livraison, la sécurité passe toujours avant tout, et le matériel doit être réparé ou remplacé avant vous ne puissiez continuer à l’utiliser.
Sphère privée
Comment respecter la sphère privée des uns et des autres ?
Nous gardons les informations personnelles confidentielles et nous respectons les lois applicables et nos principes de protection des données. Nous collectons, enregistrons, hébergeons, traitons, transmettons et utilisons les données personnelles en toute sécurité ; nous veillons à ne collecter et utiliser les données que lorsque nous disposons d’une base légale, lorsque cela est nécessaire et en vue d’un besoin commercial spécifique ; et nous les transmettons uniquement aux personnes autorisées. Nous ne partageons pas de données personnelles en dehors de notre organisation, sauf si la loi l’exige, lorsque nous avons recours à un tiers pour collecter des données ou lorsque nous avons obtenu le consentement de la personne concernée. Lorsque nous faisons appel à des tiers pour collecter, héberger, utiliser ou traiter des données personnelles de toute autre manière, nous veillons à ce qu’ils ne traitent les données personnelles que dans la mesure où nous y sommes autorisés, notamment par le biais d’une convention de traitement/partage des données et en respectant nos principes de protection des données.
WE DO
- Nous respectons la sphère privée de nos collègues.
- Nous respectons les principes de protection des données énoncés dans notre Group Data Protection Policy (Directive du Groupe en matière de protection des données).
WE DON’T
- Nous ne collectons pas d’informations personnelles « sensibles » (en particulier des données biométriques telles que les scans faciaux ou veineux, ou des données concernant l’état de santé, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, les opinions politiques ou la religion) sans contacter notre équipe de la protection des données pour obtenir des conseils.
- Nous ne donnons pas accès aux données personnelles à des personnes non autorisées au sein de notre organisation. Le partage de ces données se fait strictement selon le principe du « need to know ».
6. Utilisation de notre code
Nous défendons ce qui est juste
Exprimez-vous ! Posez des questions !
Ce n’est qu’avec notre soutien collectif que nous parviendrons à développer une culture de la compliance qui permettra à notre entreprise de prospérer.
Où puis-je faire un rapport ?
En utilisant notre Speak Up Line, tu peux faire part de tes préoccupations concernant le respect des règles ou une éventuelle infraction.
Qui peut émettre un signalement ou poser des questions ?
Implenia promeut une culture qui incite chacun à s’exprimer librement. Toute personne, qu’elle soit salariée ou non, peut signaler de bonne foi un cas potentiel de mauvaise conduite. Un tel signalement peut également être déposé de manière anonyme.
Que se passe-t-il lorsqu’un cas potentiel de mauvaise conduite est signalé à la Compliance ?
Toute violation présumée du présent Code, d’autres règles internes ou des lois applicables fera l’objet d’une enquête approfondie par la Compliance. En cas de mauvaise conduite avérée, l’organe décisionnel compétent peut imposer des sanctions.
Qu’arrive-t-il au dénonciateur ?
Implenia ne tolère pas les représailles à l’encontre des personnes qui, de bonne foi, dénoncent des faits crédibles. Toute personne qui sait ou soupçonne qu’une violation de notre Code, de nos règles internes ou de des lois a eu lieu ne doit pas hésiter à la signaler.
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