Personvernerklæring for søkere

1. Hva handler denne personvernerklæringen om?
2. Hvem er ansvarlig for behandlingen av opplysningene dine?
3. Hvilke opplysninger behandler vi og til hvilket formål?
4. På hvilket grunnlag behandler vi opplysningene dine?
5. Hvem utleverer vi opplysningene dine til?
6. I hvilke land havner personopplysningene dine?
7. Hvor lenge behandler vi opplysningene dine?
8. Hvordan beskytter vi opplysningene dine?
9. Hvilke rettigheter har du?

Implenia AG, dets tilknyttede datterselskaper og konsernselskaper (heretter kalt Implenia) ønsker å informere deg om hvordan vi internt behandler opplysningene dine som søker eller interessent. Denne personvernerklæringen gjelder i tillegg til vår generelle personvernerklæring, som blant annet informerer deg om hvordan og til hvilket formål personopplysningene dine behandles i forbindelse med nettsidene våre. Denne personvernerklæringen er i samsvar med EUs personvernforordning ("GDPR") og den sveitsiske personvernloven ("DSG"). Anvendelsen av disse lovene avhenger imidlertid av hvert enkelt tilfelle.

Integritet er en viktig verdi for Implenia og en del av vår misjonserklæring (Mission Statement Implenia - Implenia AG). Vi har derfor forsøkt å presentere følgende for deg så tydelig og transparent som mulig. Hvis det, til tross for alle våre anstrengelser, fortsatt skulle være uklarheter, er du velkommen til å kontakte oss.

Det spesifikke selskapet i Implenia-konsernet som haren bestemt ledig stilling, er ansvarlig for å samle inn og behandle opplysningene dine i forbindelse med den aktuelle ledige stillingen (den bestemte stillingen du søker på) for å gjennomføre rekrutteringsprosessen, med mindre et annet selskap er utpekt som ansvarlig enhet. Du kan kontakte det aktuelle selskapet i Implenia Group hvis du har spørsmål om personvern og ønsker å utøve rettighetene dine i henhold til avsnitt 9 ved å bruke kontaktinformasjonen som er oppgitt i stillingsannonsen.

Hvis du har spørsmål eller bekymringer om personvern på konsernnivå, kan du kontakte:

Implenia AG
Thurgauerstrasse 101 A
CH-8152 Glattpark (Opfikon)
Sveits 
dataprivacy@implenia.com

I tillegg er det utnevnt et personvernombud for konsernselskapene i Tyskland i henhold til artikkel 37 ff. i EUs personvernforordning (GDPR) og § 38 i Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). GDPR og § 38 i den føderale databeskyttelsesloven (BDSG), som kan kontaktes på følgende måte:

Implenia Deutschland GmbH
Personvernombud
Am Prime Parc 1
D- 65479 Raunheim
dataprivacy-germany@implenia.com

Dine personopplysninger vil bli behandlet av oss for følgende formål:

• Vurdering av om du er en egnet kandidat til en ledig stilling hos oss,
• Initiering og etablering av ansettelsesforholdet,
• Kontakt og generell kommunikasjon,
• For informasjon om andre stillinger i Implenia (med ditt samtykke).

I den forbindelse behandler vi hovedsakelig opplysningene du har gitt oss. Vi kan bare vurdere søknaden din hvis du gir oss dine master- og kompetanseopplysninger. Hvis du ikke gir oss de opplysningene som kreves for stillingen du søker på, kan det føre til at vi ikke kan vurdere søknaden din. I så fall vil vi imidlertid gi deg muligheten til å gi oss de manglende opplysningene eller dokumentene innen en bestemt frist før vi avslår søknaden din. I tillegg undersøker vi offentlig tilgjengelige data på sosiale medier i forbindelse med søknaden din, f.eks. for å få et bedre bilde av deg. På samme måte kan vi bare kommunisere med deg eller svare på forespørselen din hvis vi behandler kommunikasjonsdata. Hvis du har gitt oss referanseopplysninger, vil disse også bli behandlet internt. Vi behandler bildene dine hvis du har oppgitt dem som en del av ep dine. Det skjer ingen individuell profilering i forbindelse med behandlingen av opplysningene dine.

Med mindre vi ber om ditt samtykke, er bruken av personopplysningene dine basert på formålet med å etablere en ansettelseskontrakt med deg eller på vår berettigede interesse i den aktuelle behandlingen (f.eks. kontroll av dokumenter, gjennomgang av informasjonen hentet fra offentlige profiler fra profesjonelle sosiale nettverk).

I den grad vi ber om ditt samtykke til visse behandlingsaktiviteter (f.eks. for håndtering av sensitive personalopplysninger), vil vi informere deg separat om de respektive behandlingsformålene. Samtykker er alltid frivillige, så du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt med fremtidig virkning ved å varsle oss skriftlig (per post eller e-post). Når vi har mottatt varselet om at du trekker tilbake samtykket, vil vi ikke lenger behandle opplysningene dine til de formålene du opprinnelig samtykket til, med mindre vi har en annen juridisk grunn til å gjøre det. En tilbaketrekking av samtykket påvirker imidlertid ikke lovligheten av behandlingen som ble utført på grunnlag av ditt samtykke før tilbaketrekkingen. Hvis du trekker tilbake ditt samtykke til behandling av personopplysninger som vi trenger for å vurdere deg eller ansette deg i en bestemt stilling, kan søknaden din til den aktuelle stillingen ikke lenger vurderes. 

Under visse omstendigheter kan vi fortsette å bruke opplysningene dine på grunn av andre rettslige grunnlag der dette er nødvendig i, eksempelvis i forbindelse med en potensiell rettstvist eller for å håndheve eller forsvare rettslige krav. I noen tilfeller kan et annet rettslig grunnlag gjelde, noe vi vil informere deg om separat hvis det er nødvendig.

Vi samarbeider med tjenesteleverandører i EØS (Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet), Sveits og andre land som behandler opplysningene dine på våre vegne eller som felles behandlingsansvarlige, eller som mottar opplysninger om deg som utpekte behandlingsansvarlige. Dette kan omfatte helseopplysninger. For å nå ut til nye søkere og motta søknadene deres, for å optimalisere IT-systemene og de interne applikasjonene og verktøyene våre, og for å fokusere på kjernekompetansen vår, kjøper vi tjenester fra tredjeparter på ulike områder. Disse inkluderer IT-tjenester, informasjonsoverføring, kommunikasjonstjenester, tjenester fra rekrutteringsbyråer og bemanningsselskaper. Vi deler de opplysningene som disse leverandørene trenger for å utføre tjenestene sine. De kan også bruke disse opplysningene til egne formål, for eksempel anonymisert informasjon for å forbedre tjenestene sine. I tillegg inngår vi avtaler med disse leverandørene for å sikre at personvernreglene overholdes, i den grad dette ikke følger direkte av loven (f.eks. myndigheter).

Til (video-)konferansene våre bruker vi Microsoft Teams fra Microsoft Ireland Operations Limited. Når vi er behandlingsansvarlig, behandler og deler vi bare opplysninger med Microsoft som er nødvendige for å bruke funksjonene i Microsoft Teams (f.eks. e-postadressen din for å sende deg en invitasjon). Microsoft kan også samle inn opplysninger om deg for å levere tjenester til oss (f.eks. opptak av konferanser) og bruke dem til egne formål. Du finner mer informasjon om hvordan Microsoft behandler opplysningene dine her: 

Microsoft Teams Privacy - Microsoft Teams | Microsoft Learn

Hvis du gir oss eksterne referanser slik at vi kan kontakte dem, anses dette som samtykke i henhold til personvernlovgivningen, og vi kan utveksle opplysningene dine med referanseleverandøren (f.eks. tidligere arbeidsgivere eller andre organisasjoner), som fungerer som en individuell behandlingsansvarlig. Vi vil spesielt dele opplysninger om referansen din, identiteten din og all informasjon vi ønsker å få verifisert. Dette gjør vi imidlertid bare med ditt samtykke på forhånd.

Som forklart i avsnitt 5 deler vi opplysninger med andre parter. Ikke alle mottakere befinner seg i et EØS-land eller i Sveits. Opplysningene dine kan derfor også bli behandlet i andre land, unntaksvis i hvilket som helst land i verden. Hvis en mottaker befinner seg i et land uten tilstrekkelig juridisk personvern, forplikter vi dem til å overholde gjeldende personvernlovgivning (for dette formålet bruker vi EU-kommisjonens standardkontraktsklausuler, som du finner her), med mindre de allerede er underlagt juridisk anerkjente regler for å sikre personvern og vi ikke kan påberope oss et unntak. Unntak kan gjelde i forbindelse med rettssaker i utlandet, men også i tilfeller der det foreligger tvingende allmenne interesser eller hvis oppfyllelsen av en kontrakt krever slik utlevering, hvis du har samtykket eller hvis det dreier seg om opplysninger som du har gjort allment tilgjengelige og som du ikke har motsatt deg behandlingen av.

Vi behandler bare personopplysningene dine så lenge det opprinnelige behandlingsformålet krever det. I unntakstilfeller kan det oppstå et nytt behandlingsformål, for eksempel for å forsvare rettslige krav. Den vanlige oppbevaringsperioden er 6 måneder etter at stillingen er tildelt. Dette er nødvendig i henhold til ulike nasjonale standarder, for eksempel likebehandlingsloven.

Vi treffer egnede sikkerhetstiltak for å opprettholde konfidensialiteten, integriteten og tilgjengeligheten til personopplysningene dine, for å beskytte dem mot uautorisert eller ulovlig behandling og for å beskytte dem mot risiko for tap, utilsiktet endring, uautorisert utlevering eller tilgang.

Gjeldende personvernlovgivning gir deg rett til å motsette deg behandling av opplysningene dine under visse omstendigheter, særlig ved behandling basert på berettiget interesse. For å hjelpe deg med å kontrollere behandlingen av personopplysningene dine har du følgende rettigheter i forbindelse med vår databehandling, avhengig av gjeldende personvernlovgivning:

• rett til å be om informasjon fra oss om hvorvidt og hvilke opplysninger vi behandler om deg; 
• rett til å få opplysningene korrigert av oss hvis de er uriktige; 
• rett til å be om at vi sletter opplysninger 
• rett til å be om at visse personopplysninger utleveres til deg i et vanlig elektronisk format eller overføres til en annen  kontrollinstans; 
• retten til å trekke tilbake samtykket ditt dersom behandlingen vår er basert på ditt samtykke; 
• rett til på forespørsel å få ytterligere informasjon som er nyttig for utøvelsen av disse rettighetene. 

Hvis du ønsker å utøve noen av de ovennevnte rettighetene overfor oss eller noen av våre konsernselskaper, kan du kontakte oss skriftlig til våre lokaler eller, med mindre annet er oppgitt eller avtalt, via e-post; kontaktopplysningene våre er oppgitt i avsnitt 2. For at vi skal kunne forhindre misbruk, må vi kunne identifisere deg (f.eks. ved hjelp av en kopi av et identitetsdokument, hvis identifikasjon ellers ikke er mulig).

Hvis du befinner deg i EØS eller Sveits, har du også rett til å sende inn en klage til den ansvarlige tilsynsmyndigheten for personvern i ditt land. 

En liste over myndigheter i EØS er tilgjengelig her: Medlemmer av Det europeiske personvernrådet (europa.eu). 

Du kan kontakte den sveitsiske tilsynsmyndigheten på følgende måte: Kontakt (admin.ch).