Déclaration de protection des données pour les partenaires commerciaux

1. De quoi traite la présente déclaration de confidentialité ?

Implenia SA et ses filiales et sociétés du groupe (ci-après dénommées Implenia) informent ici sur la manière dont vos données sont traitées dans le cadre de la relation commerciale avec le Groupe Implenia. Cette déclaration de protection des données s'applique en plus de notre déclaration générale de confidentialité, qui vous informe sur la manière dont vos données personnelles sont traitées et à quelles fins, notamment en relation avec nos sites Internet. Cette déclaration de protection des données est conforme au règlement général sur la protection des données ("RGPD") de l'UE et à la loi suisse sur la protection des données ("LPD"). L'application de ces lois dépend toutefois de chaque cas particulier.

L'intégrité est une valeur particulière pour Implenia et fait partie de notre charte (Charte Implenia), c'est pourquoi nous avons essayé de vous présenter ce qui suit de manière aussi claire et transparente que possible. Si, malgré tous nos efforts, des ambiguïtés devaient subsister, n'hésitez pas à nous contacter.

2. Qui est responsable du traitement de vos données ?

Le responsable de la collecte et du traitement de vos données est la société du Groupe Implenia avec laquelle vous entretenez ou envisagez d'entretenir une relation commerciale. Vous pouvez contacter à tout moment cette société du Groupe Implenia pour toute question relative à la protection des données et pour exercer vos droits conformément au point 9. Vous trouverez ici une liste de tous les sites et de leur responsable respectif.

Pour toute question ou demande concernant la protection des données au niveau du groupe, veuillez vous adresser à :

Implenia SA
Thurgauerstrasse 101 A
CH-8152 Glattpark (Opfikon)
Suisse 
dataprivacy@implenia.com

En outre, pour les sociétés du Groupe en Allemagne, un(e) délégué(e) à la protection des données a été nommé(e) conformément aux articles 37 et suivants du RGPD et de l'article 38 de la loi fédérale sur la protection des données (BDSG), qui peut être contacté comme suit :

Implenia Holding GmbH
Datenschutzbeauftragte
Am Prime Parc 1
D- 65479 Raunheim
dataprivacy-germany@implenia.com

3. Quelles données traitons-nous et dans quel but ? 

Dans le cadre de la relation commerciale avec Implenia, nous traitons également, le cas échéant, des données personnelles vous concernant ou concernant vos collaborateurs. Pour la gestion de nos contacts commerciaux ainsi que pour la préparation et l'exécution des contrats, nous traitons les données relatives à votre entreprise (en particulier l'adresse, les personnes habilitées à vous représenter, les données bancaires et fiscales, les éventuelles communications) ainsi que les données relatives aux interlocuteurs respectifs (en particulier les noms, les fonctions, les coordonnées professionnelles et les éventuelles communications avec ces derniers). En cas d'utilisation de nos portails électroniques ou de ceux que nous mettons à disposition, vos adresses IP peuvent également être traitées à des fins de sécurité informatique.

Par ailleurs, Implenia exploite un système de gestion de fournisseurs. Ce système permet, grâce à une procédure standardisée, d'évaluer les prestations des fournisseurs et des sous-traitants, de prendre des décisions d'achat sur la base d'informations objectives et de privilégier les fournisseurs performants. Grâce à l'attribution d'un compte à chaque fournisseur/sous-traitant, ceux-ci sont en mesure d'adapter eux-mêmes leurs données de contact et leurs certifications à l'état actuel. L'envoi prévu de questionnaires standardisés offre en outre à Implenia la possibilité de recueillir des informations importantes. Dans ce contexte, Implenia traite des données d'évaluation. On entend par là toutes les données obtenues en répondant aux différents questionnaires, ainsi que les documents et informations que vous téléchargez dans notre base de données. Les données personnelles collectées servent en premier lieu à la communication entre Implenia et le partenaire commercial, dans la mesure où la relation contractuelle l'exige, où il existe un objectif commercial ou si cela est nécessaire pour le traitement des opérations de paiement et/ou pour remplir des obligations légales. Globalement, nous utilisons donc ces données pour la préparation et l'exécution du contrat, pour pouvoir joindre l'interlocuteur approprié lors de la prise de contact, pour pouvoir traiter les demandes et les commandes de manière appropriée et pour entretenir la relation commerciale. En outre, nous tenons à préserver la satisfaction des clients/partenaires commerciaux à long terme. C'est pourquoi nous traitons les données à caractère personnel collectées, le cas échéant sur la base juridique de l'intérêt légitime, afin de vous faire parvenir des informations sur nos prestations et produits, de recueillir votre avis sur la satisfaction des prestations que nous fournissons, de documenter les prestations fournies et à des fins de sécurité informatique.

Les données d'évaluation collectées servent à l'évaluation des fournisseurs/sous-traitants en termes de durabilité, de sécurité au travail, de qualité et de conditions d'achat, ainsi qu'à l'établissement de statistiques et au soutien des processus de gestion dans le cadre des activités d'achat d'Implenia. Ces objectifs constituent également notre intérêt légitime pour le traitement des données.

4. Sur quelle base traitons-nous vos données ?

Dans la mesure où nous ne vous demandons pas votre consentement, le fondement du traitement de vos données personnelles repose sur la relation commerciale entre nous ou sur l'établissement de celle-ci ou, le cas échéant, sur notre intérêt légitime pour le traitement en question.

Si nous vous demandons votre consentement pour certaines activités de traitement (par ex. pour le traitement de données personnelles sensibles), nous vous informerons séparément des finalités de traitement correspondantes. Les consentements sont toujours volontaires, c'est pourquoi vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l'avenir en nous envoyant un courrier (postal ou électronique) ; dès que nous recevons la notification du retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus vos données pour la ou les finalités auxquelles vous avez consenti, à moins que nous ne disposions d'une autre base juridique pour le faire. Le retrait du consentement n'affecte toutefois pas la licéité du traitement effectué sur la base du consentement avant le retrait. Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à poursuivre le traitement de vos données sur la base d'autres fondements juridiques, par exemple en cas de litige, dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre d'un éventuel litige ou pour faire valoir ou défendre des droits en justice. Dans certains cas, une autre base juridique peut s'appliquer, que nous vous communiquerons séparément si nécessaire. 

5. À qui communiquons-nous vos données ?

Au sein d'Implenia, les données sont accessibles aux collaborateurs chargés de la préparation et de l'exécution des contrats, par exemple au service des achats, aux chefs de chantier et aux chefs de projet dans le cadre de la relation commerciale. Dans le cadre du traitement des factures et de la révision, le service financier et les réviseurs ont accès aux données personnelles. Nous travaillons avec des prestataires de services dans l'EEE, en Suisse et dans d'autres pays, qui traitent vos données pour notre compte ou en tant que responsables conjoints avec nous. Nous partageons les données dont ces prestataires ont besoin pour fournir leurs services. Ces fournisseurs peuvent également utiliser ces données à leurs propres fins, par exemple pour obtenir des informations anonymes afin d'améliorer leurs services. En outre, nous concluons des contrats avec ces fournisseurs afin de garantir le respect de la protection des données, dans la mesure où cela ne découle pas directement de la loi (par ex. les autorités). Enfin, les données sont transmises dans les cas où le législateur l'exige ou le prévoit de manière contraignante (par ex. dans le cadre d'un contrôle fiscal par les autorités financières ou dans le cadre de la prévention du blanchiment d'argent). 

6. Dans quels pays vos données personnelles sont-elles transmises ?

Comme expliqué au point 5, nous partageons des données avec d'autres parties. Ces autres parties ne sont pas toutes situées dans l'EEE et en Suisse. Vos données peuvent donc être traitées dans d'autres pays, exceptionnellement dans n'importe quel pays du monde. Si un destinataire se trouve dans un pays ne disposant pas d'une protection légale adéquate des données, nous l'obligeons à respecter la protection des données applicable (à cet effet, nous utilisons les clauses contractuelles types de la Commission européenne, qui peuvent être consultées ici), dans la mesure où il n'est pas déjà soumis à un ensemble de règles reconnues par la loi pour garantir la protection des données et où nous ne pouvons pas nous appuyer sur une disposition d'exception. Une exception peut notamment s'appliquer en cas de procédure juridique à l'étranger, mais aussi dans des cas d'intérêts publics prépondérants ou si l'exécution d'un contrat exige une telle communication, si vous avez donné votre consentement ou s'il s'agit de données que vous avez rendues généralement accessibles et dont vous ne vous êtes pas opposé au traitement.

7. Combien de temps traitons-nous vos données ? 

Les données sont conservées pendant la durée de la relation commerciale, mais au moins pendant la durée des obligations de conservation légales en matière de droit commercial et fiscal.

8. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous prenons des mesures de sécurité appropriées pour préserver la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos données personnelles, pour les protéger contre les traitements non autorisés ou illégaux et pour contrer les risques de perte, de modification accidentelle, de divulgation ou d'accès non autorisé. 

9. Quels sont vos droits ?

Les lois applicables en matière de protection des données vous donnent le droit de vous opposer au traitement de vos données dans certaines circonstances, notamment lorsque les activités de traitement sont fondées sur un intérêt légitime.

 Afin de vous aider à contrôler le traitement de vos données personnelles, vous disposez des droits suivants en ce qui concerne notre traitement des données, selon la législation applicable en matière de protection des données :

• le droit de nous demander si nous traitons des données vous concernant et, dans l'affirmative, lesquelles ;
• le droit de nous demander de rectifier des données si elles sont inexactes ;
• le droit de demander l'effacement des données ;
• le droit de nous demander de conserver certaines données personnelles dans un format électronique courant ou de les transmettre à un autre responsable du traitement ;
• le droit de retirer votre consentement, lorsque notre traitement est fondé sur votre consentement ;
• le droit d'obtenir, sur demande, des informations supplémentaires utiles à l'exercice de ces droits.

Si vous souhaitez exercer les droits susmentionnés à notre encontre ou à l'encontre de l'une des sociétés de notre Groupe, veuillez nous contacter par écrit dans nos locaux ou, sauf indication ou accord contraire, par courriel ; vous trouverez nos coordonnées au point 2. Afin que nous puissions éviter les abus, nous devons vous identifier (par exemple au moyen d'une copie de votre carte d'identité, dans la mesure où l'identification n'est pas possible autrement). 

Si vous vous trouvez dans l'EEE ou en Suisse, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données compétente de votre pays.

Vous trouverez une liste des autorités de l'EEE ici :  Membres | European Data Protection Board (europa.eu).

Vous pouvez contacter l'autorité de surveillance suisse ici : Contact (admin.ch).

6/2023