Maîtriser l’imprévisible
Devant la fenêtre du baraquement, un tableau étonnant s’offrirait aux quatre hommes qui s’y trouvent: six grues jaunes et une centaine d’hommes érigent une importante construction. C’est comme une fourmilière: où que l’on regarde, il se passe quelque chose. Au premier plan grandit la Tour Helvetia, symbole du site de Vierfeld; elle culminera à 75 mètres et sera le plus haut bâtiment à la ronde, à Pratteln, aux portes de Bâle. Pourtant, les hommes ne daignent pas accorder un regard à l’activité effervescente de l’extérieur: ils scrutent devant eux le mur nu où un beamer projette ce qui semble une infinité de chiffres.
A côté de la gare de Pratteln, sur quatre parcelles, Implenia construira jusqu’en automne 2016 six immeubles, soit plus de 300 logements ainsi que des locaux pour des entreprises de l’industrie et des services. Ce projet multiforme comprend en outre un EMS ainsi que des logements avec assistance pour personnes âgées. Depuis la tour, les habitants auront bientôt une vue unique sur la plaine du Rhin. Les trois étages de base offrent de la place pour des services, des bureaux, des cabinets médicaux, des cafés et des magasins. Une place publique sera aménagée devant le bâtiment.
Les hommes du baraquement, plongés dans leurs chiffres, n’ont pas besoin de regarder le chantier, parce qu’ils connaissent déjà le projet dans tous ses détails. Il y a là les deux chefs de projet Philipp Hauri et Rainer Kaiser, ainsi que Philip Woolley, le chef de projet général du Vierfeld. Ils discutent de l’état actuel du projet avec Andreas Beier, responsable de la gestion des risques de la Division Buildings.
Philip Woolley parle de la possibilité de prendre en charge ce qu’il appelle une extension locataires. Au départ, il était prévu qu’Implenia fournirait les surfaces commerciales à l’état de gros œuvre amélioré. Mais à présent, une chance que l’on avait déjà envisagée dans les calculs prévisionnels du projet est en train de se concrétiser: les discussions sur la prise en charge par Implenia de l’aménagement intérieur pour un futur locataire sont déjà bien amorcées. Sur la base de cette nouvelle information, Rainer Kaiser, assis à son ordinateur portable, rectifie le statut à la hausse dans son outil-risques, un logiciel spécialement développé par Implenia pour la gestion des chances et des risques.
Au cours des deux dernières années, Implenia a étendu sa gestion systématique des risques. Jusqu’à fin 2013, l’entreprise a formé 244 collaborateurs à la méthode et à l’utilisation de cet outil-risques. Le Vierfeld est le premier projet de la Région de Bâle auquel notre système de gestion des chances et des risques a été appliqué. Ce sont Daniel Reber et son équipe qui ont fait les calculs. Cet économiste de la construction et responsable de la calculation dispose d’une solide formation et d’une grande expérience. Quand l’agence de Bâle d’Implenia Buildings devise un projet, les documents atterrissent généralement sur le bureau de Reber. Il mesure les plans et calcule, sur la base du cahier des charges total, les prix de la construction. En quelques semaines, il assimile une foule d’informations pour aboutir à une offre qui engage Implenia. Un travail lourd de responsabilités.
La gestion des risques d’Implenia comprend six phases d’évolution du projet, depuis l’acquisition jusqu’à la garantie. Pour chaque phase, il y a un inventaire de questions. Pour répondre aux questions de la phase de la calculation pour le Vierfeld, Daniel Reber a défriché les documents des maîtres d’ouvrage et fait des recherches là où la situation était peu claire. Il a ensuite retenu environ 20 chances et risques du projet et les a saisis dans l’outil-risques. Notamment la chance d’une extension locataires. «Le logiciel nous oblige à réfléchir à des aspects qu’on laisse de côté dans la planification conventionnelle», dit Reber. Surtout, l’outil-risques exige des mesures concrètes et des valeurs chiffrées concernant une chance ou un risque.
La calculation est l’étape la plus importante de la gestion du risque. Elle est décisive pour que les chances et les risques soient décelés et correctement évalués. «Il faut le temps d’assimiler la méthode et de connaître le programme», concède Reber, «mais je sais que c’est nécessaire.» C’est maintenant devenu un routine pour Reber, qui a déjà traité dix projets avec ce logiciel. Et il y a trouvé des avantages pour lui-même: «Il est agréable de pouvoir répercuter la responsabilité en signalant les risques.» Ainsi, Reber a la certitude que, dans l’exécution du projet, quelqu’un s’occupera des chances et des risques que lui-même a décelés. Cette procédure systématique diminue le fardeau qui pèse sur les épaules des calculateurs.
Mais revenons au baraquement, où se poursuit la discussion sur le journal électronique des risques que Daniel Reber a établi quelques mois auparavant. «Je suis très satisfait de voir jusqu’à quel point la question de l’extension locataires a été traitée dans l’intervalle», dit Andreas Beier. Après l’actualisation du statut, il faut maintenant encore une réévaluation financière de la chance. Daniel Reber avait saisi des valeurs d’estimation pour différents scénarios. A Pratteln, les hommes considèrent unanimement que ces chiffres sont encore valables. L’entrée n° 15 dans le journal des risques peut alors être validée, et le point suivant, qui concerne cette fois un risque, est discuté.
CHIFFRER LE RISQUE
Tout risque (et également toute chance) que l’on identifie est décrit chez Implenia en trois scénarios: Le best case correspond à l’évolution la plus favorable qu’on puisse imaginer. Le worst case correspond à la possibilité la plus pessimiste. Ce qu’on qualifie de real case est le scénario qui a le plus de probabilité de survenir. Or il est décisif que le calculateur décrive et calcule les trois scénarios concrètement, en termes de technique de construction. Dans une deuxième étape, un degré de probabilité est attribué à chacun des scénarios. Le logiciel de gestion des risques (l’outil-risques) calcule alors le profit ou le dommage escompté, en multipliant les coûts des trois scénarios par leur probabilité respective et en cumulant ces valeurs. Cette «valeur RC» est le paramètre décisif en gestion des risques.
«Généralement, nous vérifions l’évaluation des risques dans le cadre du bilan mensuel de la direction de projet», explique le chef de projet Philipp Hauri. «Pour nous, la charge est donc facile à appréhender.» Et l’utilité est d’autant plus grande. «Le vrai progrès, c’est que nous autres de l’Exécution des travaux disposons de toutes les informations de nos collègues de la Calculation», ajoute son collègue Rainer Kaiser. «Rien ne se perd dans les interfaces, nous n’avons pas à chercher et à rassembler les informations.» Comme les connaissances ne se trouvent pas seulement dans les têtes, mais aussi sur la table, les exécutants peuvent se mettre au travail tout de suite quand vient le mandat. Un grand avantage, à une époque où les délais deviennent de plus en plus courts.
Le chef de projet général Philip Woolley renchérit: «Les chances et les risques ont toujours joué un rôle, mais avec cette nouvelle méthode, nous disposons d’un système de saisie et d’une représentation transparente.» Vu les strictes contraintes contractuelles qui pèsent sur les projets, rien ne devrait être laissé au hasard. «Pour moi qui suis responsable de projet général, cet outil est assez tranquillisant.» Il fait tout simplement partie des processus normalisés dont une grande entreprise ne peut pas se passer. «On ne peut pas travailler au petit bonheur la chance et espérer qu’à la fin, la facture concordera.»
