Nachdem im Jahr 2019 im Rahmen der neuen Strategie ein neues Operating Model sowie eine neue Organisation eingeführt und die fünf Unternehmenswerte etabliert worden sind, ging es im Jahr 2020 darum, die damit verbundenen Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Mit der COVID-19-Pandemie und dem Lockdown in den meisten europäischen Ländern ab März 2020 sowie der Restrukturierung, die wir im Herbst ankündigen mussten, kamen für unsere Mitarbeitenden zusätzliche Herausforderungen dazu. Gegen Jahresende gab es einen Wechsel im Implenia Executive Committee: Claudia Bidwell übernahm die Funktion des Chief Human Resources Officers (CHRO) von Christelle Beneteau.

Veränderungen ermöglichen durch Change Management

Wandel war also auch im Jahr 2020 eine Konstante bei Implenia: Um unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte durch die anstehenden Veränderungen zu begleiten, haben wir ein gruppenweites Change-Management-Programm entwickelt und umgesetzt. Dabei wurde zuerst eine einheitliche Change-Management-Methodologie entwickelt, die für alle strategischen Initiativen eingesetzt werden kann. Daraus abgeleitet definierten wir eine Toolbox mit unterschiedlichen Change-Management-Instrumenten, die entsprechend der Phasen und Bedürfnisse eines Change-Projekts eingesetzt und angepasst werden können. Danach wurden ausgewählte Mitarbeitende aus allen Divisionen und Funktionen zusätzlich zu ihrer bestehenden Rolle als Change Experts ausgebildet. Sie werden nun die Projektleiter von Initiativen bezüglich Change Management unterstützen sowie die Methoden und Tools in unserer Organisation verankern. Claudia Bidwell: «Veränderungen sind für alle Beteiligten eine Herausforderung. Umso wichtiger ist es, dass wir die Veränderungen, die mit der Umsetzung der Strategie einhergehen, intensiv begleiten können.»

Unternehmenswerte leben

Das solide Fundament, auf dem diese Veränderungen basieren, sind das Operating Model von Implenia sowie unsere fünf Unternehmenswerte – Exzellenz, Kollaboration, Agilität, Integrität und Nachhaltigkeit. Sie wurden im vergangenen Jahr noch stärker in der Organisation verankert und im Alltag gelebt. So wurden sie beispielsweise in unser Performance Management System integriert und bestimmen dadurch auch die Vergütung unserer Mitarbeitenden mit. An unserem Welcome-Day, der Onboarding-Veranstaltung für unsere neuen Mitarbeitenden, spielen sie ebenfalls eine zentrale Rolle. Letztlich haben wir dank exzellenter Kollaboration und gelebter Agilität unserer Mitarbeitenden auf den Baustellen, in unseren Büros oder im Home-Office die Herausforderungen der COVID-19-Pandemie gut gemeistert.

COVID-19-Pandemie durch übergreifende Kooperation gut gemeistert

Die COVID-19-Pandemie stellte unsere frisch implementierten Strukturen, Prozesse und Kommunikationsinstrumente auf eine erste Probe. Besonders herausfordernd war die gruppenweite Koordination der lokalen Vorschriften, die sich rasch änderten und je nach Land verschieden waren. Implenia hat schnell reagiert und lokale sowie globale Taskforces etabliert, die in ständigem Austausch standen und Schutzmassnahmen erarbeiteten. Ziel war es, alle Mitarbeitenden – egal ob auf der Baustelle oder im Büro – zu schützen und unmittelbar mit den wichtigsten Informationen zu versorgen. Dabei wurden digitale und analoge Medien genutzt und auf mehreren Kanälen parallel informiert, über das Intranet und eine externe Website, mittels Corona-Hotline, mit Plakaten, Flyern und Newslettern. Zusätzlich mussten die Arbeitsplätze auf den Baustellen und in den Büros sicher gestaltet und Home-Office-Vorgaben erarbeitet werden. Die Organisation der vorübergehenden Kurzarbeit in den verschiedenen Teams und Ländern war intensiv. Claudia Bidwell: «Ich bin wirklich stolz darauf, wie professionell wir die Herausforderungen der Pandemie angepackt haben. Alle Divisionen und Funktionen haben unter der Leitung der Taskforces sehr flexibel und konstruktiv zusammengearbeitet, und die neuen Strukturen haben sich bewährt.»

Rekrutierung, Talentförderung und intensiver Austausch

Die richtigen Menschen mit den entsprechenden Fähigkeiten in jeder Position zu haben, ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Implenia. Die Professionalisierung der Rekrutierung wurde trotz COVID-19 weiter vorangetrieben. Zur externen Rekrutierung von Talenten setzen wir vermehrt Social Media ein und sind dabei, ein Employer Branding zu entwickeln. Dieses konnten wir in einigen Pilotanwendungen und Kampagnen auch bereits testen. Ziel ist es, dadurch künftig die passenden Leute effizienter auf uns aufmerksam machen zu können. Auch in der internen Talentförderung haben wir Fortschritte erzielt: So hat der Topkader potenzielle Führungskräfte identifiziert und interne Entwicklungspläne konkretisiert. Claudia Bidwell: «Es gab insgesamt mehr Austausch auf der Führungsebene. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem global agierenden Unternehmen, welches das Potenzial seiner Mitarbeitenden bestmöglich fördern und einsetzen möchte.» Auch das CEO-Meet & Greet trägt dazu bei, die interne Kommunikation zu verbessern: Einmal pro Monat trifft André Wyss acht Implenianer zum offenen Austausch. Zwei Stunden kann man mit dem CEO diskutieren, Fragen stellen oder Projekte präsentieren. Im Mittelpunkt dieses neuen Formats stehen das persönliche Kennenlernen und die interne Vernetzung von Kompetenzen über Ländergrenzen und Divisionen hinweg. Einige geplante Workshops oder Weiterbildungen mussten aufgrund der COVID-19-Pandemie pausieren oder wurden – soweit möglich – auf digitale Formate umgestellt. So gab es zum Beispiel mehr Online-Schulungen, die lebhaften Zuspruch fanden.

Human Resources: Effizienz und Effektivität durch harmonisierte und digitalisierte Prozesse

Innerhalb des Bereichs Human Resources (HR) war es eine wesentliche Herausforderung, die Prozesse zu vereinheitlichen oder teilweise neu aufzusetzen. Claudia Bidwell: «Im Berichtsjahr haben wir bei HR lokale und globale Organisationsstrukturen sowie Prozesse geschaffen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen: mehr Effizienz und Effektivität.» Während die lokale Ebene sich vor allem um das operative Geschäft kümmert, liegt die Aufgabe der globalen Organisation darin, Initiativen und Programme zu entwickeln und umzusetzen, die das Unternehmen für die Zukunft stärken und Implenia als attraktiven Arbeitgeber positionieren. Zusätzlich war HR mit der COVID-19-Pandemie und der durch «Way Forward» angekündigten Restrukturierung auch operativ stark gefordert im vergangenen Jahr.

An dieser strategischen Ausrichtung der HR-Organisation änderte der Wechsel an der Spitze der HR Funktion am 1. Dezember nichts: Claudia Bidwell – zuvor Global Head of People and Organisation Development und Head HR Schweiz – trat die Nachfolge von Christelle Beneteau als CHRO an.

Claudia Bidwell: «Christelle Beneteau hat ein stabiles Fundament für eine globale, integrierte HR-Organisation gelegt. Für 2021 steht nun die nächste Phase an, in der wir das Erreichte optimieren, um weiter zum Unternehmenserfolg und zur Produktivität beizutragen. Um das zu erreichen, werden wir verstärkt auf die Standardisierung von Prozessen setzen, die Effizienz steigern, die Fähigkeiten unserer Mitarbeitenden verbessern und interne Talente gezielt entwickeln.»

Die Digitalisierung spielt dabei eine zentrale Rolle: Wir haben im letzten Jahr ein HR-Informationssystem evaluiert und inzwischen bereits mit der Implementierung begonnen. Das neue System ermöglicht der HR-Organisation, aber auch allen Mitarbeitenden und Vorgesetzten standardisierte, integrierte und harmonisierte Prozesse. Nebst mehr Effizienz schaffen wir dadurch auch Klarheit und senken die Fehlerquote. Die erfassten Daten und Kennzahlen nutzen wir, um Entwicklungen bei den Mitarbeitenden und in den Teams zu analysieren. Wir können damit Trends identifizieren und basierend auf «predictive analytics» proaktiv und rasch handeln. Mit dem neuen System werden wir auch Employee und Manager Self-Service einführen, was einen verbesserten Zugriff sowie eine raschere Verarbeitung von Daten ermöglicht. Erfreulicherweise stieg der Anteil von Frauen in unserem Unternehmen an; er belief sich auf 14,1 %, nach 13,5 % im Vorjahr. Ziel ist es, die Frauenquote weiter zu erhöhen, speziell in den Führungspositionen. Deshalb sind wir bereits seit 2018 Mitglied der Vereinigung «Advance», die sich gezielt der Förderung weiblicher «High Potentials» verschrieben hat und auch ein Mentorenprogramm anbietet. Die freiwillige Fluktuation ist im Berichtsjahr gruppenweit von 8,4% auf 12,0 % angestiegen.

Um die Bedürfnisse unserer Mitarbeitenden rascher und einfacher zu erheben, machen wir ab Anfang 2021 regelmässige Mitarbeiterumfragen, die ganz einfach auf dem Smartphone ausgefüllt werden können. Das wird uns dabei helfen, besser und schneller zu verstehen, was gut funktioniert oder was verbessert werden kann und welche Anliegen unserer Mitarbeitenden mehr Aufmerksamkeit benötigen.